Subsidieregeling karakteristieke evenementen provincie Groningen

Karakteristieke evenementen was bedoeld om evenementen te steunen die goed passen bij de identiteit van Groningen (het "DNA van Groningen") en die de provincie bekender maken bij bezoekers. Rechtspersonen zoals stichtingen, verenigingen, bv's en nv's konden subsidie aanvragen voor evenementen die plaatsvinden in de provincie Groningen, open zijn voor een breed publiek en samenwerken met lokale of regionale ondernemers en organisaties.

Er was in totaal € 300.000 beschikbaar. Per aanvraag kon je maximaal € 35.000 krijgen, tot 25% van de subsidiabele kosten. De hoogte hing mede af van de gemeentelijke cofinanciering: hoe meer de gastgemeente meebetaalde, hoe meer ruimte er was voor de provinciale bijdrage.

Een aanvraag bestond uit een projectplan (met onder meer een omschrijving van het evenement, doel en resultaat, toekomstvisie en een duurzaamheidsparagraaf), een marketing- en communicatieplan, een begroting met dekkingsplan en een ingevulde en ondertekende de-minimisverklaring. De provincie stelde voorbeeldformats beschikbaar voor het projectplan en de begroting, maar het gebruik daarvan was niet verplicht.

De aanvraagperiode liep tot 1 februari 2026, maar omdat het loket de regeling als gesloten aanmerkt, is aanvragen niet meer mogelijk.

Wie kon aanvragen:

• Rechtspersonen: stichtingen, verenigingen, besloten vennootschappen (bv's) en naamloze vennootschappen (nv's).

Harde eisen aan het evenement:

• Het vindt plaats in de provincie Groningen.
• Het is open voor een breed publiek en niet besloten.
• De gastgemeente geeft geld als ondersteuning (gemeentelijke cofinanciering) - zonder gemeentelijke bijdrage geen provinciale subsidie.
• Het heeft een minimale begroting van € 50.000. Is de totale begroting lager, dan valt de aanvraag af.
• Het helpt om het imago van de provincie Groningen te promoten.
• Het trekt minstens 1.000 of 3.000 bezoekers, afhankelijk van de hoogte van de totale begroting.

Wie valt af (uitsluitingsgronden): Je krijgt geen subsidie als het evenement alleen bestaat uit, of in essentie neerkomt op, een van de volgende typen:

• kermis, circus, beurs, congres
• lokale carnavalsoptocht, braderie, markt, buurtfeest, dorpsfeest, fair, rommelmarkt
• avondvierdaagse, koopzondag, Sinterklaasintocht, kerstmarkt, nieuwjaarsduik
• toernooi, dancefestival, Koningsdag
• lokale herdenking van 4 mei of lokale viering van 5 mei
• alleen een demonstratie of workshop
• alleen een concert of voorstelling in een theater
• planten- of dierenshow, tentfeest, oktoberfeest, feestweek, paasvuren
• tentoonstelling, tijdelijke kunstijsbaan, (stijl)danswedstrijd, piratenfeest

Ook val je af als:

• de totale begrote kosten van het evenement lager zijn dan € 50.000;
• er al subsidie is gegeven aan het evenement via het Uitvoeringsprogramma Cultuur 2025-2028.

Houd er rekening mee dat er meer afwijzingsredenen kunnen gelden dan hierboven opgesomd; deze staan in de officiële regeling.

Verder geldt impliciet dat je onderneming binnen de grenzen van de de-minimisverordening moet blijven: als eerder verleende de-minimissteun samen met deze subsidie de Europese drempel van € 300.000 per onderneming over drie jaar zou overschrijden, kan de subsidie niet op basis van deze verordening worden verleend.

Hoe de subsidiabele kosten werden bepaald:

• De basis is de begroting van het evenement, met een overzicht van alle kosten en het dekkingsplan (waar het geld vandaan komt).
• De totale begrote kosten moesten minimaal € 50.000 bedragen. Evenementen met een lagere begroting kwamen niet in aanmerking.
• In de voorbeeldbegroting wordt onderscheid gemaakt tussen kosten per activiteit (bijvoorbeeld "Activiteit 1" en "Activiteit 2", met onderdelen als huur locatie, catering en promotie) en diverse uitgaven. Dit is een voorbeeldindeling; een ander format mocht ook, zolang duidelijk is dat alle kosten gedekt kunnen worden.
• Aan de inkomstenkant moest je aangeven welke subsidies of bijdragen je bij andere organisaties had aangevraagd (provincie, gemeente, fondsen) en wat de status daarvan was. Het totaal van de inkomsten moest gelijk zijn aan of hoger dan het totaal van de uitgaven (een sluitend dekkingsplan).

Vergoedingspercentage:

• De provincie vergoedde maximaal 25% van de subsidiabele kosten.
• Met een maximum van € 35.000 per aanvraag, ongeacht hoe hoog 25% van de kosten zou uitkomen.

Voorwaarde van gemeentelijke cofinanciering (dit bepaalde mede hoeveel je kreeg):

• Voor evenementen in de gemeente Groningen moest de gemeente minstens evenveel meebetalen als het bedrag dat je bij de provincie aanvroeg.
• Voor evenementen in andere gemeenten moest de gemeente minimaal 25% van het aangevraagde provinciale subsidiebedrag meebetalen.
• Zonder deze gemeentelijke cofinanciering kwam je niet in aanmerking; het exacte bedrag van de gemeentelijke bijdrage beïnvloedde dus mede de hoogte van de provinciale subsidie.

Wat niet vergoed werd of niet in aanmerking kwam:

• Evenementen met een totale begroting onder € 50.000 vielen volledig buiten de regeling, dus alle kosten daarvan kwamen niet in aanmerking.
• Evenementen die al subsidie hadden ontvangen via het Uitvoeringsprogramma Cultuur 2025-2028 kwamen niet in aanmerking voor deze subsidie op dezelfde kosten.

Samenloop met andere steun:

• Je moest in de begroting aangeven welke subsidies of bijdragen je bij andere organisaties had aangevraagd voor hetzelfde evenement, en wat de status daarvan was. Dit gold zowel voor toegekende als nog aangevraagde bedragen.
• Vanwege de verplichte de-minimisverklaring golden ook de Europese staatssteunregels: als voor dezelfde subsidiabele kosten al andere staatssteun was verleend, moest je dat melden, met vermelding van het bedrag en de grondslag (vrijstellingsverordening, kaderregeling of Commissiebesluit). Het totaal van de-minimissteun en eventuele andere staatssteun mocht de toegestane maximale percentages of bedragen niet overschrijden.
• Bij eerder ontvangen de-minimissteun in de voorafgaande 36 maanden moest je het totale bedrag daarvan opgeven; dit bedrag telt mee voor de drempel van € 300.000 per onderneming over drie jaar.

Stap 1: Nagaan of je in aanmerking komt Controleer of het evenement voldoet aan de eisen (plaats in Groningen, open voor breed publiek, gemeentelijke cofinanciering, minimale begroting van € 50.000, bezoekersaantal van 1.000 of 3.000 afhankelijk van de begroting) en niet op de uitsluitingslijst staat.

Stap 2: Documenten voorbereiden Bij de aanvraag moesten de volgende stukken worden meegestuurd:

• Projectplan Een document met daarin:
• Een algemene beschrijving van het evenement en de activiteiten;
• Start- en einddatum van het evenement;
• Doel en resultaat, en de aansluiting bij de doelen van de provincie;
• Een beschrijving van eerdere edities (indien van toepassing);
• Een toekomstvisie/ambitie voor de ontwikkeling van het evenement;
• Uitleg over de bijdrage aan toerisme en de identiteit van Groningen;
• Een beschrijving van duurzaamheidsmaatregelen. Er is een voorbeeldformat (DOCX, 30 KB) beschikbaar, maar het gebruik daarvan is niet verplicht.

• Marketing- en communicatieplan Kan een los document zijn of onderdeel van het projectplan. Moet bevatten:
• Het verwachte aantal bezoekers;
• De herkomst van de bezoekers;
• De manier waarop bezoekersaantallen en herkomst worden gemonitord;
• Het verwachte mediabereik en hoe dit wordt vergroot;
• De samenwerking met andere partijen om Groningen te promoten. Geen ondertekeningsvereiste genoemd.

• Begroting met dekkingsplan Een overzicht van de kosten en hoe deze worden gedekt, met een toelichting. Hierin moet je aangeven welke subsidies of bijdragen je bij andere organisaties hebt aangevraagd en wat de status daarvan is, en de bij de provincie Groningen aangevraagde subsidie zelf ook invullen. Er is een voorbeeldbegroting (DOCX, 20 KB) beschikbaar, gebruik ervan is niet verplicht. De begrote inkomsten moeten gelijk zijn aan of hoger dan de begrote uitgaven. Geen ondertekeningsvereiste genoemd.

• De-minimisverklaring Een volledig ingevuld en ondertekend formulier (PDF, 251 KB) waarin de aanvrager verklaart of, en zo ja hoeveel, de-minimissteun in de afgelopen 36 maanden is ontvangen, of dat er andere staatssteun is verleend voor dezelfde subsidiabele kosten. Het formulier wordt ondertekend door een functionaris van de organisatie (naam en functie worden op het formulier vermeld), met daarbij bedrijfsnaam, KvK-inschrijfnummer, NACE-classificatie (de eerste vier cijfers van de SBI-code), adres, postcode/plaats, datum en handtekening.

Stap 3: Aanvraag indienen De aanvraag werd digitaal ingediend via de knop "Aanvraag doen" op de loketpagina, vóór de deadline van 1 februari 2026. Aangezien de regeling nu als gesloten staat aangemerkt, is deze stap niet meer uit te voeren.

Vragen over de regeling konden worden gesteld aan het subsidieteam van de provincie Groningen, telefonisch (050 - 316 49 11) of per e-mail (subsidies@provinciegroningen.nl).

• De-minimissteun en bewaarplicht: omdat de subsidie via een de-minimisverklaring wordt verleend, geldt dat de Europese Commissie tot tien jaar na de verlening onrechtmatig verleende steun kan laten terugvorderen. De overheidsinstantie die de steun heeft verleend, kan je in die periode vragen om documenten waaruit blijkt dat de steun is besteed aan de activiteiten waarvoor deze is toegekend. Je moet deze documentatie dus voor langere tijd bewaren, in lijn met de algemene wettelijke bewaarplicht voor rechtspersonen en ondernemingen.
• Melding van samenloop: in de begroting moest je al bij de aanvraag aangeven welke andere subsidies of bijdragen voor het evenement waren aangevraagd en wat de status daarvan was.

Voor concrete antwoorden op vragen als "wanneer hoor ik of mijn aanvraag is goedgekeurd", "wanneer wordt het geld overgemaakt" en "moet ik achteraf een verslag of eindafrekening indienen", biedt het beschikbare dossier geen gegevens. Wie hierover nog vragen heeft over een lopend of afgerond dossier, kan bij het subsidieteam van de provincie Groningen terecht via telefoon (050 - 316 49 11) of e-mail (subsidies@provinciegroningen.nl).