Voucherregeling MKB Fryslân 2021-2023

Met de voucher kon je een externe deskundige inhuren om een adviesplan te laten opstellen: een ondernemingsplan, financieringsplan, procesoptimalisatieplan, innovatieplan of energiebesparingsplan. Ook was er een variant voor strategisch HR: het laten opstellen van een HR-beleidsplan, of (voor DGA-eigenaren en MT-leden) het volgen van een opleiding op het gebied van strategische ondernemersontwikkeling. Bij het indienen kies je één onderdeel: bedrijfsontwikkeling of strategisch HR. Combineren in één aanvraag kon niet.

Je kreeg 50% van de subsidiabele kosten vergoed, met een maximum van € 2.500 of € 5.000. Bij scholing (de opleiding voor DGA/MT-leden) lag het maximum op € 5.000.

De aanvraag verliep via het eLoket van het SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland). Je stelde eerst een projectomschrijving op en verzamelde de benodigde documenten (waaronder een offerte, een bankafschrift en enkele ondertekende verklaringen), en diende deze vervolgens digitaal in via je persoonlijke account. Aanvragen werden op volgorde van binnenkomst behandeld: wie als eerste een complete aanvraag indiende, kwam als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget.

In totaal kon je onderneming maximaal twee keer subsidie ontvangen binnen de Voucherregeling mkb Fryslân 2021-2023.

Je viel af als je niet voldeed aan een van deze harde eisen:

• Je onderneming is geen mkb-onderneming. Je bent mkb als je onderneming minder dan 250 fte in dienst heeft én de jaaromzet niet meer dan € 50 miljoen is óf het balanstotaal niet meer dan € 43 miljoen. Dit toets je met de verplichte mkb-verklaring.
• Je onderneming is niet gevestigd en actief in de provincie Fryslân.
• Je hebt al twee keer subsidie ontvangen binnen de Voucherregeling MKB Fryslân 2021-2023. Een derde aanvraag wordt afgewezen.
• Je vraagt subsidie aan voor een activiteit waarvoor je al eerder subsidie hebt ontvangen binnen deze regeling (bijvoorbeeld hetzelfde bedrijfsplan nogmaals laten opstellen).
• Je hebt al een verplichting aangegaan met de externe deskundige voordat je de aanvraag indiende. Dit geldt al bij het mondeling bevestigen van een opdracht of het ondertekenen van de offerte voor akkoord, en ook als de deskundige al is gestart met werkzaamheden.
• Je project is al gestart voordat je de aanvraag hebt ingediend.
• Je begroot minder dan € 1.000 aan subsidiabele kosten (exclusief btw). Kom je daar niet aan, dan komt je aanvraag niet in aanmerking.
• Je vraagt subsidie voor scholing van personeel of ondernemers los van het onderdeel strategisch HR: in 2022 is dit binnen de regeling niet meer mogelijk. Je wordt dan verwezen naar Het Noorden Werkt (RMT) of Fryslân Werkt.
• De externe deskundige is niet onafhankelijk, staat niet ingeschreven in een handelsregister, of is niet gekwalificeerd op grond van opleiding en ervaring.
• Bij bedrijfsontwikkeling of innovatie-advies: je wilt de deskundige ook uitvoerende werkzaamheden laten doen. Dat is dan niet subsidiabel; alleen het opstellen van het plan komt in aanmerking. (Bij strategisch HR mogen uitvoerende werkzaamheden wel.)

Je moet bij aanvraag kiezen voor één onderdeel: bedrijfsontwikkeling of strategisch HR. Combineren binnen één aanvraag mag niet.

Verder geldt: als de onderneming voor meer dan het toegestane de-minimisplafond aan steun heeft ontvangen (in de regel € 300.000 over drie jaar, met lagere maxima voor visserij/aquacultuur en primaire landbouwproductie), kom je niet meer in aanmerking voor het deel dat boven het plafond uitkomt.

Je koos bij je aanvraag voor één van twee onderdelen, bedrijfsontwikkeling of strategisch HR. Binnen elk onderdeel gold een eigen set subsidiabele kosten.

Bedrijfsontwikkeling

• Het laten opstellen van een ondernemingsplan door een externe deskundige.
• Het laten opstellen van een financieringsplan door een externe deskundige.
• Het laten opstellen van een procesoptimalisatieplan door een externe deskundige.
• Het laten opstellen van een innovatie-adviesplan door een externe deskundige.
• Het laten opstellen van een adviesplan voor energiebesparing door een externe deskundige.

Bij dit onderdeel mag de deskundige alleen het plan opstellen. Uitvoerende werkzaamheden (het plan ook daadwerkelijk uitvoeren) vallen niet onder de subsidiabele kosten. De gedachte hierachter is dat de deskundige een richting aanreikt, en dat je vervolgens zelf de vervolgstappen zet op basis van het advies.

Strategisch HR

• Het laten opstellen van een HR-beleidsplan door een externe deskundige, inclusief de implementatie daarvan. Bij dit onderdeel zijn uitvoerende werkzaamheden dus wél subsidiabel, in tegenstelling tot bij bedrijfsontwikkeling.
• Het volgen van een opleiding op het gebied van strategische ondernemersontwikkeling, alleen toegankelijk voor (DGA)-eigenaren en MT-leden.

Rekenregel en tarief

Voor beide onderdelen geldt hetzelfde subsidiepercentage: 50% van de subsidiabele kosten, exclusief btw. Je moet minimaal € 1.000 aan subsidiabele kosten maken om in aanmerking te komen. Het maximale subsidiebedrag is € 2.500 of € 5.000, met dien verstande dat bij scholing (de opleiding voor DGA/MT-leden) het maximum € 5.000 is.

Kosten exclusief btw

Je vraagt de kosten altijd exclusief btw aan. De regeling staat geen subsidie toe voor verrekenbare of compensabele omzetbelasting. Begroot je per ongeluk inclusief btw, dan corrigeert het SNN dit bedrag.

Eisen aan de externe deskundige

De kosten voor de externe deskundige zijn alleen subsidiabel als deze deskundige:

• onafhankelijk is,
• ingeschreven staat in een handelsregister,
• gekwalificeerd is op grond van opleiding en ervaring (dit wordt onder andere beoordeeld aan de hand van de ondernemingsactiviteiten van de deskundige).

Wat niet subsidiabel is

• Kosten waarvoor je al vóór het indienen van de aanvraag een verplichting bent aangegaan (bijvoorbeeld door de offerte al te ondertekenen, mondeling akkoord te geven, of te laten starten met werkzaamheden). Dit maakt de hele aanvraag niet-subsidiabel, niet alleen die kosten.
• Uitvoerende werkzaamheden van de deskundige bij het onderdeel bedrijfsontwikkeling (zie boven).
• Verrekenbare of compensabele btw.
• Kosten voor scholing van personeel of ondernemers in het algemeen: dit is niet meer subsidiabel binnen deze regeling. Hiervoor verwijst het SNN naar Het Noorden Werkt door (RMT) en Fryslân Werkt.
• Activiteiten waarvoor je al eerder subsidie hebt ontvangen binnen de Voucherregeling mkb Fryslân 2021-2023.

Kosten die niet direct bij het project horen

Het is toegestaan dat er op de offerte ook kosten staan die geen onderdeel zijn van het project zelf (bijvoorbeeld vervolgwerkzaamheden die de deskundige na afloop gaat uitvoeren op basis van het advies). Let er dan wel op dat je bij de aanvraag alleen het bedrag opvoert dat daadwerkelijk voor subsidie in aanmerking komt.

Onderbouwing zonder offerte

Heb je geen offerte? Dan kun je de kosten ook onderbouwen met bijvoorbeeld mailcontact met de partij waaruit de prijs blijkt, een prijsopgave, of een afbeelding van de opleidingsinformatie. Voor het inhuren van een deskundige wil het SNN dan weten wie de partij is, welke werkzaamheden worden uitgevoerd en tegen welk uurtarief. Voor een opleiding wil het SNN weten hoe je op het begrote bedrag bent gekomen.

Wijzigingen tijdens het project

Vallen de kosten uiteindelijk lager uit dan begroot bij de aanvraag, dan wordt de subsidie evenredig verlaagd. Maak je meer kosten dan begroot, dan worden deze niet extra vergoed: de begroting wordt afgetopt op het bedrag dat je bij de aanvraag hebt opgegeven. Vallen er kosten weg die je wel had begroot, dan mag je deze aanvullen met kosten die je meer bent gaan maken dan oorspronkelijk gedacht, mits binnen het totaal verleende bedrag.

Andere deskundige tijdens het project

Kan de externe deskundige de werkzaamheden niet uitvoeren? Dan mag je een andere deskundige inschakelen, maar dit moet je melden met een wijzigingsverzoek in het eLoket, met een nieuwe offerte van de nieuwe deskundige. Het SNN toetst dan opnieuw of deze deskundige aan de voorwaarden voldoet.

Je kreeg 50% van de subsidiabele kosten (exclusief btw) vergoed.

Het maximale subsidiebedrag was € 2.500 of € 5.000. Bij scholing (het volgen van een opleiding op het gebied van strategische ondernemersontwikkeling door (DGA)-eigenaren en MT-leden) lag het maximum op € 5.000.

Om voor de subsidie in aanmerking te komen, moest je minimaal € 1.000 aan subsidiabele kosten maken (exclusief btw). Maakte je minder kosten, dan kwam je niet in aanmerking.

Het subsidiebedrag werd berekend op basis van de subsidiabele begrote kosten en het subsidiepercentage van 50%. Vulde je bij je aanvraag een ander bedrag in dan waar je recht op had, dan paste het SNN dit aan naar het juiste bedrag.

Het bedrag kon ook omlaag gaan na afronding van je project: de definitief vastgestelde subsidie kan nooit hoger zijn dan het bedrag dat bij de verleningsbeschikking is toegekend. Maakte je uiteindelijk minder kosten dan begroot, dan werd de subsidie evenredig verlaagd. Maakte je meer kosten dan begroot, dan werd er niet meer subsidie verleend dan het oorspronkelijk verleende bedrag; de begroting werd afgetopt op het bedrag dat je bij de aanvraag had opgegeven.

Kosten moesten exclusief btw worden aangevraagd. Volgens de regeling mag er geen subsidie worden verstrekt voor verrekenbare of compensabele omzetbelasting. Begrootte je de kosten inclusief btw, dan corrigeerde het SNN dit.

Verder gold de Europese de-minimisgrens: je onderneming (of groep van verbonden ondernemingen) mag in totaal maximaal € 300.000 aan de-minimissteun ontvangen over een periode van drie jaar. Voor de visserij- en aquacultuursector gold een lager maximum van € 30.000, en voor de primaire productie van landbouwproducten een maximum van € 50.000. Deze bedragen tellen niet los van eerdere de-minimissteun; alle steun binnen de groep van verbonden ondernemingen telt mee.

In totaal kon je onderneming maximaal twee keer subsidie ontvangen binnen de Voucherregeling mkb Fryslân 2021-2023, dus ook het totaal van twee toekenningen was in die zin een plafond.

Stap 1: documenten verzamelen

Zorg dat alle benodigde documenten ingevuld klaarstaan op je computer. Download de formulieren van de website, vul ze digitaal in, print ze uit en onderteken ze met pen (digitale handtekeningen worden niet geaccepteerd). Scan de ondertekende formulieren daarna weer in.

Benodigde documenten:

• Samenvatting van het project: een korte omschrijving van waar het project op ziet, met de aanleiding en het doel. Zorg dat het SNN een goed beeld krijgt van wat je gaat uitvoeren; dit voorkomt vragen en versnelt de afhandeling.
• Kopie bankafschrift: ter verificatie van het bankrekeningnummer. Hierop moeten het IBAN van de onderneming, de naam van de onderneming en het logo van de bank zichtbaar zijn. Hiermee controleert het SNN dat de subsidie op de juiste rekening wordt gestort.
• Offerte van de externe deskundige: voor het laten opstellen van het adviesplan of voor de te volgen opleiding. Bij een opleiding moet hieruit ook blijken dat er na afloop een scholingsbewijs wordt verstrekt. Deze offerte mag je op het moment van indienen nog niet hebben ondertekend: ondertekenen vóór indiening betekent dat je al een verplichting bent aangegaan, waardoor je afvalt.
• Ondertekening aanvraag (formulier "Ondertekening Voucherregeling MKB Fryslân 2021-2023"): hierin verklaar je kennis te hebben genomen van de subsidieregeling en de aanvraag naar waarheid te hebben ingevuld. Wordt ondertekend door de tekenbevoegde persoon van de aanvragende onderneming, met pen (geen digitale handtekening).
• Mkb-verklaring: hiermee bepaal je of je onderneming tot het mkb behoort (op basis van fte, jaaromzet en balanstotaal, eventueel opgeteld met verbonden en partnerondernemingen). Wordt ondertekend door een tekeningsbevoegd persoon van de aanvragende onderneming.
• De-minimisverklaring: hierin verklaar je hoeveel de-minimissteun je onderneming (of groep van verbonden ondernemingen) in de afgelopen drie jaar heeft ontvangen. Je vult ook je NACE-classificatie en KvK-nummer in. Wordt ondertekend door een vertegenwoordiger van de aanvragende onderneming, met pen.
• Machtigingsformulier (alleen als iemand anders dan jijzelf de aanvraag indient, bijvoorbeeld een subsidieadviseur of de externe deskundige): hiermee geef je die persoon toestemming om namens jou de aanvraag in te dienen. Wordt ondertekend door de penvoerder (de aanvragende onderneming) en de gemachtigde intermediair.

Stap 2: projectomschrijving schrijven

Schrijf een projectomschrijving waarin je duidelijk maakt wat je gaat doen, met de aanleiding en het doel van het project.

Stap 3: aanvraag indienen in het eLoket

Via de knop "Aanvraag starten" upload je alle documenten en vul je de gevraagde informatie aan. Vanuit je persoonlijke account ("Mijn dossier") volg je daarna de behandeling van je aanvraag.

Praktische aandachtspunten

• Heb je geen printer of scanner? Print en scan bij een copyshop, of maak een duidelijke foto van het ondertekende document en upload deze.
• Digitaal ondertekenen is nooit toegestaan; alleen een geprint en met pen ondertekend document is rechtsgeldig.
• Verwijder of scherm burgerservicenummers af in documenten voordat je ze deelt; het SNN heeft deze niet nodig.
• Je aanvraag is compleet zodra alle gevraagde documenten zijn toegevoegd én correct, volledig ingevuld en ondertekend zijn door de tekenbevoegde persoon (of personen, als er meerdere tekenbevoegden zijn).
• Aanvragen worden op volgorde van ontvangst beoordeeld: dien je aanvraag zo snel en compleet mogelijk in als je kans wilt maken op het resterende budget.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Het SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland) beoordeelt de aanvraag namens de provincie Fryslân. Eerst wordt gecheckt of je aanvraag compleet is. Dit gebeurt op volgorde van ontvangst: complete aanvragen die als eerste binnenkomen, worden als eerste behandeld en komen als eerste in aanmerking voor het beschikbare budget. Het SNN streeft ernaar binnen vier weken na ontvangst van je aanvraag een besluit te nemen. Je ontvangt hierover een e-mail.

Bij toekenning

Krijg je een akkoord? Dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag dat je kunt ontvangen. Dit bedrag wordt binnen drie weken na de verleningsbeschikking op je rekening gestort. Er is dus geen apart voorschot- en einduitkeringssysteem; het volledige verleende bedrag wordt in één keer uitgekeerd na verlening, vooruitlopend op de afronding van het project.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Na de verleningsbeschikking rond je het project af binnen:

• 6 maanden na toezegging van de subsidie, bij het laten opstellen van een adviesplan;
• 12 maanden na toezegging van de subsidie, bij het volgen van een opleiding.

Loopt het project uit? In bijzondere gevallen is een verlenging met één maand mogelijk. Dit vraag je aan met een wijzigingsverzoek in het eLoket, waarin je toelicht waarom je meer tijd nodig hebt. Het SNN beoordeelt dit verzoek.

Verandert er iets inhoudelijk aan het project, of wisselt de externe deskundige (bijvoorbeeld omdat de oorspronkelijke deskundige de werkzaamheden niet kan uitvoeren)? Dan meld je dit met een wijzigingsverzoek in het eLoket, in het laatste geval met een nieuwe offerte van de nieuwe deskundige.

Maak je meer of minder kosten dan begroot? Meld dit bij het SNN. De uiteindelijke subsidie kan nooit hoger uitvallen dan het verleende bedrag.

Na afronding: vaststelling

Na afloop van je project ontvang je een e-mail van het SNN. Hierin staat of de subsidie ambtshalve wordt vastgesteld, of dat je project in de steekproef valt.

Val je niet in de steekproef, dan wordt de subsidie ambtshalve (automatisch) vastgesteld, zonder dat je zelf nog stukken hoeft aan te leveren.

Val je wél in de steekproef, dan dien je een vaststellingsverzoek in. Dit is mogelijk tot maximaal acht weken na de einddatum van het project. Hierbij lever je aan:

• Ondertekening vaststelling (formulier).
• De ondertekende offerte of opdrachtovereenkomst van de externe deskundige, met datum van ondertekening.
• De factuur van de uitgevoerde activiteit(en).
• Het betaalbewijs van de factuur.
• Het opgestelde adviesplan door de externe deskundige (indien van toepassing).
• Het scholingsbewijs van de gevolgde opleiding (indien van toepassing).
• Machtigingsformulier (indien iemand anders het verzoek namens jou indient).

Het SNN stelt vervolgens de definitieve subsidie vast aan de hand van de daadwerkelijk gemaakte kosten tijdens het project. Heb je minder kosten gemaakt dan begroot, dan wordt de vast te stellen subsidie hierop naar beneden aangepast. De vastgestelde subsidie kan in geen geval hoger zijn dan het bedrag dat bij de verlening is toegekend.