CEF Transport Call Militaire Mobiliteit

Wie mag aanvragen

• Je bent een rechtspersoon (publiek of privaat lichaam). Natuurlijke personen komen niet in aanmerking, met uitzondering van zelfstandigen zonder eigen rechtspersoonlijkheid (zoals eenmanszaken).
• Je bent gevestigd in een EU-lidstaat (inclusief landen en gebieden overzee). Uitzonderlijk kunnen entiteiten uit andere landen meedoen als de subsidieverstrekker hun deelname essentieel acht voor de uitvoering van het project.
• Internationale organisaties komen ook in aanmerking; voor hen gelden de landeneisen niet.
• EU-instellingen mogen geen deelnemer zijn, met uitzondering van het Joint Research Centre van de Europese Commissie.
• Je moet je vóór het indienen van de aanvraag registreren in het Participant Register en worden gevalideerd door de Central Validation Service.

Wat afvalt

• Entiteiten die onder EU-restrictieve maatregelen vallen (sancties) mogen in geen enkele rol deelnemen, ook niet als onderaannemer of ontvanger van financiële steun aan derden.
• Entiteiten die onder de EU-conditionaliteitsmaatregelen vallen (waaronder specifiek genoemde Hongaarse publieke trusts) zijn uitgesloten.
• Je valt af bij faillissement, surseance van betaling of soortgelijke procedures, bij schending van belasting- of socialezekerheidsverplichtingen, bij ernstige beroepsfouten, fraude, corruptie, banden met criminele organisaties, witwassen, terrorisme(financiering), kinderarbeid of mensenhandel, bij eerdere ernstige tekortkomingen in EU-contracten, of bij onregelmatigheden zoals bedoeld in EU-verordening 2988/95.
• Je valt ook af als je tijdens de aanvraagprocedure onjuiste informatie hebt verstrekt of relevante informatie hebt achtergehouden, of als je vooraf betrokken was bij de voorbereiding van de call op een manier die tot concurrentievervalsing leidt.

Projecteisen

• Het project moet zowel civiel als militair gebruik van het TEN-T-netwerk verbeteren (duaal gebruik) en moet liggen op het TEN-T-netwerk én op het EU-netwerk voor militaire mobiliteit.
• Het project moet voldoen aan de infrastructuureisen voor duaal-gebruik-projecten zoals vastgelegd in Uitvoeringsverordening 2021/1328.
• Combineert je aanvraag studies en werken, dan moeten die betrekking hebben op verschillende onderdelen of activiteiten van het project.
• Voorzieningen en infrastructuur die met deze subsidie worden gerealiseerd, moeten toegankelijk zijn voor alle operators op non-discriminatoire basis.
• Elke aanvraag mag maar op één onderwerp (topic) betrekking hebben; dezelfde activiteit mag niet bij meerdere calls of onderwerpen worden ingediend, anders wordt de aanvraag ongeldig verklaard.
• Financiële steun aan derde partijen is niet toegestaan binnen dit project.
• Projecten die al zijn afgerond, worden afgewezen. Projecten die al zijn gestart, worden per geval beoordeeld; kosten van vóór de startdatum of vóór indiening van de aanvraag worden niet vergoed.

Budgeteis

Verwante projecten kun je het beste bundelen in één aanvraag.

Verplicht voortraject

Voordat je een aanvraag indient, moet je je projectidee laten toetsen via het projectideeformulier. Je krijgt binnen 2 weken feedback en alleen met instemming van het ministerie kun je daarna een aanvraag indienen. Zonder deze instemming val je automatisch af.

A. Personeelskosten

• A.1 Werknemers, A.2 natuurlijke personen onder direct contract, A.3 gedetacheerde personen.
• A.4 Eigenaren van kmo's en natuurlijke personen die begunstigde zijn.
• Voor personeelskosten mag je gemiddelde personeelskosten (unit cost volgens je gebruikelijke boekhoudpraktijk) toepassen.
• Voor kmo-eigenaren en natuurlijke personen zonder salaris geldt een specifieke unit cost (op basis van het Commissiebesluit C(2020)7115).

B. Onderaannemingskosten

• Onderaannemingswerk moet worden uitgevoerd in de subsidiabele landen of doellanden (landenrestrictie geldt).

C. Aankoopkosten

• C.1 Reis- en verblijfkosten: alleen werkelijke kosten worden vergoed, geen vaste unit cost (in tegenstelling tot wat bij sommige andere CEF-calls gebruikelijk is).
• C.2 Uitrusting: volledige kosten ("full cost") zijn subsidiabel.
• C.3 Overige goederen, werken en diensten.

D. Overige kostencategorieën

• D.1 Financiële steun aan derden: niet toegestaan binnen dit project.
• D.2 Studies: subsidiabel.
• D.3 Synergetische elementen: subsidiabel, maar alleen voor "werken"-projecten, niet voor "studies"-projecten. Dit zijn onderdelen die normaliter onder CEF Energy of CEF Digital zouden vallen (bijvoorbeeld zonnepanelen op assets, een elektrolyser bij een waterstofvulpunt, netverzwaring bij laadinfrastructuur, digitale oplossingen bij parkeerfaciliteiten). Deze synergetische elementen kun je tot 20% van het hoofdbedrag meefinancieren binnen CEF Energy en CEF Digital.
• D.4 Werken in ultraperifere gebieden: subsidiabel.
• Landaankopen: niet subsidiabel.

E. Indirecte kosten

• Indirecte kosten worden vergoed via een vast percentage van 0% van de subsidiabele directe kosten (categorieën A t/m D, exclusief vrijwilligerskosten en eventueel vrijgestelde specifieke kostencategorieën). Dat betekent dat er in feite geen aparte vergoeding voor indirecte kosten is bij deze call.

Wat niet subsidiabel is

• BTW is niet subsidiabel.
• Landaankopen zijn niet subsidiabel.
• Kosten voor een apart projectwebsite zijn niet subsidiabel. Communicatiekosten voor het presenteren van het project op de eigen website of social media van de deelnemers zijn wel subsidiabel.
• Alleen kosten voor activiteiten die plaatsvinden in de subsidiabele landen of doellanden zijn subsidiabel (landenrestrictie).
• In-kind bijdragen (bijdragen om niet) zijn toegestaan, maar zijn kostenneutraal: je mag ze niet als kosten opvoeren.
• Kosten van vóór de startdatum van het project (of vóór indiening van de aanvraag bij al gestarte projecten) worden niet vergoed.

Overige regels

• Projectmanagementkosten (inclusief interne voortgangsvergaderingen, communicatie, dissemination en rapportage) mogen niet meer dan 10% van de totale projectkosten bedragen. Het deel daarboven wordt tijdens de voorbereiding van de subsidieovereenkomst geschrapt.
• De begroting in de detailtabel per werkpakket moet naar beneden worden afgerond op het dichtstbijzijnde duizendtal.
• De bedragen die je online invult in de samenvattende begrotingstabel (Part A) moeten overeenkomen met de bedragen in de gedetailleerde begrotingstabel. Bij verschillen geldt het bedrag uit de online samenvattende tabel.
• Subsidies mogen geen winst opleveren (opbrengsten plus EU-subsidie mogen de kosten niet overstijgen); een eventuele winst wordt van het eindbedrag afgetrokken.
• Je moet zorgen voor een evenwichtige projectbegroting met voldoende overige middelen (eigen bijdrage, inkomsten uit het project, bijdragen van derden) om het project succesvol uit te voeren.
• Dubbele financiering is verboden: eenzelfde kostenpost mag niet bij twee EU-subsidies worden gedeclareerd. Combinatie met een EU-exploitatiesubsidie is wel mogelijk, mits kostenposten in je administratie duidelijk gescheiden blijven en niet dubbel worden gedeclareerd.

Stap 1: projectidee laten toetsen (verplicht, hele jaar mogelijk)

Voordat je een formele aanvraag mag indienen, moet je je projectidee laten toetsen bij het ministerie via het online projectideeformulier. Dit kan het hele jaar door. Je krijgt binnen 2 weken feedback en een indicatie of het ministerie instemt met je projectaanvraag. Alleen met die instemming kun je daarna een aanvraag indienen.

Stap 2: registratie op het EU-portaal

• Maak een EU Login account aan.
• Registreer je organisatie in het Participant Register. Na validatie krijg je een 9-cijferige participant identification code (PIC). Dit geldt voor alle begunstigden, gelieerde entiteiten en geassocieerde partners.

Stap 3: aanvraag indienen via het Funding & Tenders Portal

De aanvraag bestaat uit drie delen, in te dienen vóór 6 oktober 2026, 17:00 uur (Brussel). Alleen elektronisch indienen, papieren aanvragen worden niet geaccepteerd.

• Application Form Part A: administratieve gegevens over de deelnemers (coördinator, begunstigden, gelieerde entiteiten) en de samenvattende begroting. Vul je direct online in.
• Application Form Part B: technische beschrijving van het project (max. 120 pagina's, extra pagina's worden niet beoordeeld). Download het verplichte Word-sjabloon uit het indieningssysteem, vul het in en upload het als PDF.
• Verplichte bijlagen (downloaden als sjabloon uit het portaal, invullen en weer uploaden):
• gedetailleerde begrotingstabel per werkpakket (bedragen naar beneden afgerond op het dichtstbijzijnde duizendtal);
• activiteitenverslagen van het afgelopen jaar (niet verplicht voor publieke lichamen, lidstaatorganisaties, internationale organisaties, en niet verplicht voor begunstigden van eerdere CEF 1- of CEF 2-subsidies);
• lijst van eerdere projecten (kernprojecten van de laatste 4 jaar), sjabloon te vinden in Part B;
• tijdschema/Gantt-chart;
• steunbrieven, ondertekend door de lidstaat of het geassocieerde derde land dat baat heeft bij het project;
• verklaring militair netwerkkaart;
• milieudossier (Environmental Compliance File, ECF): verplicht voor alle aanvragen onder deze call. Bestaat uit een kaftblad, de Environmental Compliance Questionnaire (met onderdelen over ontwikkelingstoestemming, de EIA-richtlijn, de SEA-richtlijn, de Habitatrichtlijn en de Kaderrichtlijn Water) en de bijbehorende verklaringen voor Natura 2000-monitoring en de Kaderrichtlijn Water. Bij studieprojecten zonder fysieke ingrepen en werkenprojecten zonder significante milieueffecten mag je het ECF invullen met "niet van toepassing" in de opmerkingenvelden. De verklaringen voor onderdeel 4 (Habitatrichtlijn/Natura 2000) vraag je op bij de provincie of, bij tracébesluiten, via het projectideeformulier bij het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. De verklaring voor onderdeel 5 (Kaderrichtlijn Water) vraag je op bij Rijkswaterstaat (voor rijkswateren) of bij het betreffende waterschap (voor overige wateren).
• Overige bijlagen (indien van toepassing), waaronder eventueel een samenvatting van het climate proofing-proces bij projecten met een verplichte milieueffectrapportage (EIA).

Let op: bij discrepantie tussen de bedragen in de online samenvattende begrotingstabel (Part A) en de gedetailleerde begrotingstabel, telt het bedrag uit de online tabel.

Toetsmomenten vóór de deadline

Het loket wil de volgende versies vooraf inzien:

• 15 juli 2026: projectideeformulier (dit is het formulier uit stap 1);
• 6 september 2026: 80%-versie van de aanvraag (30 dagen voor de deadline);
• 24 september 2026: nagenoeg definitieve aanvraag (2 weken voor de deadline).

Bij indiening

Bij het indienen bevestig je dat je gemachtigd bent om voor alle aanvragers te handelen en dat de informatie in de aanvraag correct en compleet is. Je ontvangt een bevestigingsmail met datum en tijd van indiening; krijg je die niet, dan is je aanvraag niet ingediend en moet je direct een klacht indienen via de IT Helpdesk.

Je kunt je aanvraag tot de deadline aanpassen en opnieuw indienen. Wacht niet tot het laatste moment: technische problemen door laat indienen zijn voor eigen risico en de deadline wordt niet verlengd.