Openstellingsbesluit subsidie beheerkosten LEADER GLB-NSP Zuid-Holland 2023

De subsidie is voor lokale actiegroepen: rechtspersonen zoals een stichting, NV of BV, en ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid zoals een eenmanszaak, VOF, CV of maatschap. Deze partijen kunnen alleen aanvragen als hun LOS is goedgekeurd door Gedeputeerde Staten van de provincie.

Je krijgt 100% van de subsidiabele kosten vergoed, met als plafond dat je subsidie maximaal 25% van de totale overheidsbijdrage voor de uitvoering van je LOS mag zijn. Het geld gaat op volgorde van binnenkomst: wie eerder compleet aanvraagt, heeft eerder kans op het beschikbare provinciebudget.

Aanvragen doe je per provincie, met een eigen openstellingsperiode en een eigen provinciaal budget. Alle genoemde openstellingen in dit dossier zijn inmiddels gesloten, dus je kunt nu niet meer aanvragen. Bij een aanvraag stuur je in elk geval een projectplan, begroting, onderbouwing van de begroting en een financieringsplan mee, en in de meeste provincies ook een verklaring van nationale cofinanciers en het besluit van GS over de goedkeuring van je LOS. Voor het projectplan en de begroting gebruik je de verplichte formats van RVO.

Wie mag aanvragen

• Rechtspersonen, bijvoorbeeld een stichting, een naamloze vennootschap (NV) of een besloten vennootschap (BV).
• Ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid, bijvoorbeeld een eenmanszaak, een vennootschap onder firma (VOF), een commanditaire vennootschap (CV) of een maatschap.

Harde knock-outs

• Je LOS moet zijn goedgekeurd door Gedeputeerde Staten (GS) van de betreffende provincie. Kosten zijn alleen subsidiabel vanaf de datum van die goedkeuring, dus zonder goedgekeurde LOS heb je nog geen subsidiabele kosten.
• Je moet aanvragen binnen de openstellingsperiode van de betreffende provincie. Alle in dit dossier genoemde openstellingen zijn gesloten: Overijssel (juli-augustus 2023), Zuid-Holland (november 2023 tot en met december 2024), Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zeeland (allemaal in de winter van 2023-2024). Het loket staat momenteel op "Gesloten voor aanvragen".
• Je subsidieaanvraag moet minimaal € 50.000 zijn.
• Je aanvraag moet compleet zijn, inclusief de verplichte bijlagen (projectplan, begroting, onderbouwing van de begroting, financieringsplan en, in de meeste provincies, ook de verklaring nationale cofinanciers en het GS-besluit over de LOS-goedkeuring). Is een bijlage niet compleet, dan behandelt de provincie je aanvraag niet.
• Voor het projectplan en de begroting moet je de verplichte formats van RVO gebruiken.

Wat verder meespeelt

• Je subsidie mag maximaal 25% zijn van de totale overheidsbijdrage voor de uitvoering van je LOS. Boven die grens krijg je geen extra subsidie, ook al zijn je kosten hoger.
• Het beschikbare provinciale budget is een plafond. De subsidie wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst, dus is het budget van jouw provincie op, dan val je alsnog af, ook als je aan alle andere eisen voldoet.
• In Zuid-Holland, Flevoland, Noord-Holland en Utrecht geldt dat je activiteiten moeten doorlopen tot en met 31 december 2029, ook nadat je subsidie is vastgesteld. Kun je dat niet garanderen, dan voldoe je niet aan die voorwaarde.
• In Zeeland zijn alleen kosten subsidiabel die je onderbouwt met facturen of gelijkwaardige bewijsstukken; kosten zonder deugdelijk bewijs vallen dus af.

Het dossier noemt geen aparte inhoudelijke beoordelingscriteria voor de kwaliteit van de aanvraag (zoals een puntensysteem of een minimumscore); de toewijzing gaat op volgorde van binnenkomst, niet op kwaliteit.

De regels voor arbeidskosten en overige kosten verschillen per provincie.

Arbeidskosten (algemeen, in Zuid-Holland, Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zeeland)

Arbeidskosten bestaan uit twee soorten:

• Loonkosten: de uren van personeel dat in loondienst is van de aanvrager(s).
• Eigen arbeid: onbetaalde arbeid, bijvoorbeeld werk van een zzp'er, een eenmanszaak, of van maten/vennoten van een maatschap of VOF. Eigen arbeid wordt uitsluitend gemaakt door de aanvrager zelf.

Voor deze provincies (behalve Zeeland) kun je kiezen voor een vereenvoudigde kostenoptie (VKO) voor arbeidskosten. Kies je hiervoor, dan hoef je geen loonkosten of eigen arbeid in de begroting op te geven. Je krijgt dan een forfaitair bedrag: de subsidiabele overige kosten vermenigvuldigd met 0,23. Dit bedrag berekent RVO automatisch in je aanvraag.

Arbeidskosten in Overijssel (specifieke rekenregels)

• Eigen arbeid: je vermenigvuldigt de gewerkte uren met een vast uurtarief van € 50. Eigen arbeid geldt bij deze openstelling niet meer als bijdrage in natura.
• Loonkosten van personeel in loondienst: je berekent het uurtarief door bij het bruto jaarloon 44,2% werkgeverslasten op te tellen, en dat totaal te delen door 1.720 uur (gebaseerd op een 40-urige werkweek). Werkt iemand deeltijd of niet het hele jaar, dan reken je het aantal uur naar rato. Je vermenigvuldigt vervolgens per medewerker het berekende uurtarief met het aantal daadwerkelijk aan het project gewerkte uren.
• Op het resultaat van de loonkostenberekening past je een opslag toe van 0,15 voor overheadkosten.

Overige kosten

Overige kosten zijn kosten voor derden en afschrijvingskosten. Deze stel je vast met een factuur of een ander document met dezelfde bewijslast. In Zeeland geldt expliciet dat alleen kosten die met facturen of gelijkwaardige bewijsstukken zijn onderbouwd, subsidiabel zijn; kosten zonder zo'n bewijsstuk vallen dus af.

Wat het begrotingsformat verder onderscheidt

Het format begroting en betaalverzoeken werkt met verschillende kostentypen die je per kostenregel selecteert, waaronder:

• Loonkosten
• Arbeidskosten op basis van de integrale kostensystematiek (IKS): hierbij vul je een eigen IKS-uurtarief in; hierover kan geen forfait worden berekend.
• Eigen arbeid
• Vaste uurtarieven voor de functies projectmedewerker, landbouwer, adviseur en projectleider/expert
• Kosten derden (exclusief btw)
• Afschrijvingskosten
• Niet-verrekenbare btw: deze geef je op een eigen declaratieregel op, apart van de onderliggende kosten
• Grondkosten
• Bijdrage in natura (vrijwilligers), waarvoor een standaardtarief van € 22,00 per uur geldt volgens het format
• Bijdrage in natura (overige)

Kies je bij "geen VKO" voor loonkosten, dan geldt bovenop de loonkosten een opslag van 15% voor overhead (los van de eerder genoemde 0,15-opslag die specifiek voor Overijssel geldt).

Vereenvoudigde kostenoptie (VKO) voor overige kosten

Naast de VKO voor arbeidskosten bestaat er ook een VKO voor overige kosten. Kies je hiervoor, dan hoef je bij je betaalverzoek geen kosten derden, bijdragen in natura (waaronder vrijwilligersuren) en afschrijvingen op te geven. Het format vermeldt dat het forfaitaire bedrag hierbij 40% van de arbeidskosten is.

Wat je moet onderbouwen

• Loonkosten en eigen arbeid (als je geen VKO voor arbeidskosten gebruikt): met loonstroken en een urenregistratie die voldoet aan de eisen uit het format urenregistratie (uren per dag geregistreerd, ondertekend binnen één maand na de gewerkte uren, en de opsteller van de uren mag niet dezelfde persoon zijn als de ondertekenaar).
• Kosten van derden: met facturen en betaalbewijzen (betaalwijzen).
• Communicatie- en publicatieactiviteiten: met bewijsstukken zoals foto's, folders of posters.
• Bij aanbestedingsplicht: met aanbestedingsdocumenten.

Wat niet subsidiabel is of buiten de vergoeding valt

Het dossier noemt geen algemene uitsluitingslijst van kostensoorten. Wel geldt dat kosten alleen subsidiabel zijn vanaf de LOS-goedkeuring door GS, dat kostentypen kunnen worden uitgeschakeld afhankelijk van de gekozen VKO, en dat in Zeeland kosten zonder factuur of gelijkwaardig bewijsstuk niet subsidiabel zijn.

Daar staat wel een plafond tegenover: je subsidie is maximaal 25% van de totale overheidsbijdrage voor de uitvoering van je LOS. Ligt je aangevraagde bedrag hoger dan die 25%, dan wordt het gekort tot dat maximum.

Het minimale subsidiebedrag dat je kunt aanvragen is € 50.000.

Per provincie is er een apart budget dat als plafond werkt:

• Overijssel: € 2.593.125,50
• Zuid-Holland: € 2.000.000
• Flevoland: € 300.000
• Noord-Holland: € 1.435.769
• Utrecht: € 1.016.564
• Zeeland: € 300.000

Het budget wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen: wie eerder een complete aanvraag indient, heeft voorrang op het budget van die provincie. Is het budget van je provincie op, dan krijg je ook bij een verder correcte aanvraag geen subsidie meer.

Bij de uitbetaling gelden vaste stappen en verhoudingen. Na goedkeuring van je aanvraag ontvang je automatisch een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag. Wil je daarna een tussentijdse betaling (een deelbetaling), dan moet die minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag zijn, of ten minste € 50.000. Voordat je de vaststelling aanvraagt, keert RVO in totaal maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit via het voorschot en eventuele deelbetalingen. De resterende 10% (of meer, als het definitieve bedrag afwijkt) volgt na de vaststelling.

Blijkt bij de vaststelling dat je niet volledig aan de voorwaarden hebt voldaan, dan kan het definitieve subsidiebedrag lager worden vastgesteld dan wat verleend was. Heb je dan al meer ontvangen via voorschot en deelbetalingen dan het definitieve bedrag, dan betaal je het verschil terug.

Voor arbeidskosten gelden losstaande rekenregels en tarieven (zoals het uurtarief van € 50 in Overijssel, of de forfaitaire opslag van 0,23 op de overige kosten in andere provincies), die de hoogte van je subsidiabele kosten beïnvloeden. Deze staan uitgewerkt onder "Waarvoor krijg je subsidie?".

Stap 1: Check of je LOS is goedgekeurd

Voordat je kunt aanvragen, moet je LOS zijn goedgekeurd door Gedeputeerde Staten (GS) van je provincie. Kosten zijn namelijk alleen subsidiabel vanaf die goedkeuringsdatum. In Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zeeland moet je het GS-besluit over de LOS-goedkeuring ook als bijlage meesturen bij je aanvraag.

Stap 2: Verzamel de verplichte bijlagen

De basisset verplichte bijlagen, geldig in alle provincies:

• Projectplan: beschrijft je activiteiten voor beheer, monitoring, evaluatie, promotie, voorlichting en dynamisering van de LOS. Je gebruikt hiervoor het verplichte RVO-format.
• Begroting: je kostenoverzicht, ingevuld met het verplichte format begroting en betaalverzoeken.
• Onderbouwing van de begroting: onderliggende stukken die je begrote bedragen aantonen.
• Financieringsplan: hoe je de kosten dekt.

In Flevoland, Noord-Holland, Utrecht en Zeeland komen daar nog bij:

• Verklaring nationale cofinanciers: bevestiging van cofinanciers dat zij bijdragen.
• Besluit GS over de goedkeuring van je LOS.

Zijn deze bijlagen niet compleet, dan behandelt de provincie je aanvraag niet.

Stap 3: Kies je berekeningsmethode voor de kosten

In het format begroting en betaalverzoeken kies je (op tabblad 1) de methode voor het berekenen van de subsidiabele kosten: geen vereenvoudigde kostenoptie (VKO), VKO voor arbeidskosten, of VKO voor overige kosten. Deze keuze bepaalt welke kostentypen je verder kunt invullen.

Stap 4: Vul de begroting in

Afhankelijk van je keuze vul je in het format:

• Tabblad 2: alle projectdeelnemers, inclusief KVK- en btw-nummer.
• Tabblad 3: de deelprestaties die je verwacht te halen (verplicht bij subsidieaanvragen onder € 125.000).
• Tabblad 4: de rekenhulp voor het loonkostenuurtarief (alleen nodig als je géén VKO voor arbeidskosten kiest en geen forfait gebruikt).
• Tabblad 5: alle kosten waarvoor je subsidie wilt, per projectdeelnemer, deelprestatie, subsidiabele activiteit en kostentype.
• Tabblad 6: het automatisch gegenereerde begrotingsoverzicht, dat je overneemt in je aanvraagformulier in Mijn RVO.

Stap 5: Dien je aanvraag in

Je vraagt aan bij de provincie waar je LOS ligt, binnen de daar geldende openstellingsperiode:

• Overijssel: 19 juli 2023, 09:00 tot en met 16 augustus 2023, 17:00
• Zuid-Holland: 1 november 2023, 09:00 tot en met 30 december 2024, 17:00
• Flevoland: 1 december 2023, 09:00 tot en met 1 maart 2024, 17:00
• Noord-Holland: 1 december 2023, 09:00 tot en met 31 januari 2024, 17:00
• Utrecht: 1 december 2023, 09:00 tot en met 31 januari 2024, 17:00
• Zeeland: 1 december 2023, 09:00 tot en met 31 januari 2024, 17:00

Het beschikbare budget wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst, dus indienen zodra je compleet bent, loont.

Wat gebeurt er daarna

Na indiening beoordeelt de provincie je complete aanvraag en ontvang je de beslissing uiterlijk 22 weken na de indieningsdatum.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De provincie waar je hebt aangevraagd beoordeelt je complete aanvraag. Je ontvangt de beslissing uiterlijk 22 weken na de indieningsdatum. In de beslisbrief staan de voorwaarden waaraan je je tijdens de uitvoering moet houden.

Voorschot en uitbetaling

Wordt je aanvraag goedgekeurd, dan ontvang je automatisch een voorschot van 50% van het verleende subsidiebedrag. Daarna kun je tussentijds een deelbetaling aanvragen voor kosten die je al hebt gemaakt; een deelbetaling is minimaal 25% van het verleende subsidiebedrag of ten minste € 50.000. Voordat je de vaststelling indient, betaalt RVO in totaal maximaal 90% van het verleende subsidiebedrag uit via het voorschot en de deelbetalingen samen. Op een betaalverzoek (deelbetaling of vaststelling) krijg je binnen 13 weken reactie.

Bij subsidies vanaf € 125.000 gebruik je voor elk betaalverzoek het format begroting en betaalverzoeken (tabblad 7, 8 en 9) om je declaratie op te bouwen, en het format urenregistratie als je subsidie hebt voor arbeidskosten of vrijwilligersuren. Bij het betaalverzoek stuur je verder mee, afhankelijk van je situatie: bewijsstukken van gedeclareerde arbeidskosten (bijvoorbeeld loonstroken), facturen en betaalbewijzen van kosten van derden, bewijsstukken van communicatie- en publicatieactiviteiten, bewijsstukken voor extra voorwaarden (zoals een vergunning), en aanbestedingsdocumenten.

Verplichtingen tijdens de looptijd

Je houdt je tijdens de uitvoering aan de voorwaarden uit je beslisbrief. Wijzigingen in je project geef je vooraf door, voordat je ze uitvoert; doe je dat niet, dan is dat op eigen risico. Je meldt een wijziging met het Formulier melding voor projecten NSP Plattelandsinterventies, gestuurd naar plattelandsinterventies@rvo.nl met je 11-cijferige aanvraagnummer in het onderwerp.

Duurt je project langer dan één jaar, dan stuur je in elk geval een voortgangsverslag, met het verplichte format. Vraag je gelijktijdig een deelbetaling aan, dan is het advies dat verslag daarbij als bijlage toe te voegen; anders upload je het los in Mijn RVO. In het voortgangsverslag beschrijf je de uitgevoerde activiteiten, de afgeronde deelprestaties, eventuele afwijkingen van je projectplan en oorzaken daarvan, en je financiële voortgang ten opzichte van je begroting.

Ontvang je ELFPO-steun, dan gelden EU-communicatieverplichtingen: je toont het EU-logo, meldt de ELFPO-steun met de tekst "Medegefinancierd door de Europese Unie", beschrijft het project, toont het logo van de provincie en van LEADER, en meldt de bijdrage op je website of sociale media als je die hebt. Ook plaats je tijdens de uitvoering een affiche (minimaal A3) of digitaal beeldscherm, zichtbaar voor bezoekers bij de projectlocatie, en een informatieplaquette of digitaal beeldscherm in de gebouwen van de door LEADER gefinancierde actiegroepen.

Is er een aanbestedingsplicht, dan controleert de provincie elke aanbesteding per opdracht; je levert de documenten aan via de Samenwerkingsruimte, die je aanvraagt via plattelandsinterventies@rvo.nl.

Vaststelling

Zijn de activiteiten afgerond, dan dien je de eindverantwoording in met het format inhoudelijk en financieel eindverslag. Hierin verantwoord je de behaalde resultaten en toon je aan dat je aan de voorwaarden uit de beslisbrief(ven) hebt voldaan; de provincie beoordeelt dit en berekent het definitieve subsidiebedrag. Voldoe je niet volledig aan de voorwaarden, dan kan het bedrag lager worden vastgesteld. Ook op de vaststellingsaanvraag krijg je binnen 13 weken een beslissing. Heb je op dat moment nog niet het volledige bedrag ontvangen, dan wordt het restant na de vaststellingsbrief uitbetaald; is het definitieve bedrag juist lager dan wat je al via voorschot en deelbetalingen kreeg, dan betaal je het verschil terug.