Subsidie energiebesparing Drents MKB

Let op: de status van deze regeling is "Aanvragen niet meer mogelijk". Het budget is bereikt, dus je kunt momenteel geen nieuwe aanvraag indienen.

Zolang de regeling open was, kon je maximaal 40% van de subsidiabele kosten (exclusief btw) ontvangen, tot een maximum van € 30.000 per aanvraag. De subsidie bedroeg minimaal € 1.000, wat betekent dat de subsidiabele kosten minimaal € 2.500 moesten zijn.

De regeling is voor mkb-ondernemers met een fysieke vestiging in de provincie Drenthe. Landbouwbedrijven kwamen niet in aanmerking. Ook gold een grens aan het energieverbruik: bedrijven met een elektriciteitsverbruik boven 50.000 kWh per jaar of een aardgasverbruik boven 25.000 kubieke meter per jaar vielen af, omdat zij al een wettelijke energiebesparingsplicht hebben.

Een aanvraag verliep via het eLoket van het SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland), met eHerkenning of een ondertekend aanvraagformulier. Verplichte bijlagen waren onder meer een KvK-uittreksel, een getekende offerte van een onafhankelijke leverancier en de jaarrekening van de energieleverancier. De subsidie werd verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen, dus snelheid en volledigheid waren bepalend.

Wie viel in principe onder de regeling

• Je bent mkb-ondernemer (dit werd getoetst aan het aantal medewerkers in loondienst en aan een jaaromzet onder € 50 miljoen en/of een balanstotaal onder € 43 miljoen, eventueel opgeteld over een verband van verbonden ondernemingen).
• Je onderneming heeft een fysieke vestiging in de provincie Drenthe, waar de ondernemingsactiviteiten ook daadwerkelijk plaatsvinden. Dit moest blijken uit de inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
• Je bent geen eigenaar van het pand nodig; ook als huurder kon je aanvragen, mits je aantoonbaar toestemming had van de eigenaar voor het uitvoeren van de maatregelen.

Wie afviel

• Landbouwbedrijven (primaire productie van landbouwproducten, herkenbaar aan een SBI-code die begint met 01) kwamen niet in aanmerking. De landbouw- en visserijsector vallen namelijk onder een andere de-minimisverordening dan deze regeling gebruikt.
• Bedrijven met een elektriciteitsverbruik van meer dan 50.000 kWh per jaar of een aardgasverbruik van meer dan 25.000 kubieke meter per jaar vielen af. Deze grootverbruikers hebben al een wettelijke energiebesparingsplicht, waardoor subsidie hier niet is toegestaan.
• Investeringen in nieuwbouwpanden, zonnepanelen en windmolens kwamen niet in aanmerking.
• Als je voor een kantoorgebouw met een vloeroppervlak groter dan 100 m² aanvroeg, moest dat pand al minimaal energielabel A, B of C hebben. Deze subsidie is niet bedoeld om panden met energielabel D of lager op te waarderen.
• Als je al met de werkzaamheden was gestart vóór het indienen van de aanvraag, kwam je niet in aanmerking. Je mocht wel al een getekende offerte hebben (dat is het aangaan van een verplichting), maar de uitvoering zelf mocht nog niet zijn begonnen.
• Als de subsidiabele kosten lager waren dan € 2.500 exclusief btw, viel je af omdat de minimale subsidie van € 1.000 dan niet gehaald werd.
• Een vestigingslocatie kon maar één keer subsidie ontvangen onder deze regeling. Had je al eens subsidie gekregen voor die locatie, dan kwam je niet opnieuw in aanmerking.
• Stond er tegen jouw onderneming een bevel tot terugvordering open vanwege eerder onrechtmatig verklaarde staatssteun, dan kwam je niet in aanmerking.
• Had jouw onderneming (of de groep van verbonden ondernemingen waarvan je deel uitmaakt) in de periode vanaf 1 januari 2021 al meer dan € 200.000 aan de-minimissteun ontvangen, dan kon je niet (volledig) in aanmerking komen voor deze subsidie.

Daarnaast moest het project "obstakelvrij" kunnen worden uitgevoerd: er mochten geen wettelijke, vergunningstechnische of andere belemmeringen zijn die de uitvoering in de weg stonden.

Kostensoorten

• Materiaalkosten: de kosten van de materialen die nodig zijn voor de energiebesparende maatregel.
• Loonkosten van externen (installatiekosten): de kosten van het laten uitvoeren van de maatregel door een externe partij.

Voor beide kostensoorten geldt dat ze alleen subsidiabel zijn exclusief btw; over btw wordt geen subsidie verstrekt. De kosten moeten bovendien blijken uit een gespecificeerde offerte van een onafhankelijke leverancier, met een specificatie van het aantal uren, het uurtarief en de activiteiten.

Maatregelenlijst

Subsidie kon alleen worden aangevraagd voor maatregelen die letterlijk op de maatregelenlijst (bijlage I van de regeling) staan. Deze lijst is opgedeeld in twee hoofdgroepen:

*1. Energiemaatregelen gebouw*

• Schilisolatie: spouwmuurisolatie, extra isolerende binnen- of gevelwand, dakisolatie, snelsluitende/automatische bedrijfs- of loopdeuren, geïsoleerde transportdeuren/luchtkussens/tochtslabben, HR+++ glas.
• Ventilatie: tijdschakelaars, aanwezigheidsschakelaars, isolatie rond ventilatiekanalen, energiezuinige ventilatoren (rendementsklasse IE3 of beter), toerenregeling, tijdschakeling, frequentie-gestuurde afzuigventilatoren, cascaderegeling, warmteterugwinningsinstallatie.
• Verwarming: thermostatische radiatorkranen, klokthermostaten, overwerktimers, waterzijdig inregelen, tijdschakelaars, weersafhankelijke regelapparatuur, lokale werkplekverwarming, halveringsschakelaars op infraroodpanelen, ondersteuningsventilatoren, frequentieregeling op de cv-pomp, isolatie rond warmtapwaterleidingen.
• Stookinstallatie: vervangen van een conventionele ketel door een HR107-ketel, optimaliserende regelapparatuur, vervangen van een ketel door een (hybride) warmtepomp.
• Ruimte- en buitenverlichting: ledverlichting (ook voor reclameverlichting en vluchtwegaanduiding), schemer- of tijdschakelaars, daglichtafhankelijke schakelingen, meerdere schakelgroepen.
• Energieregistratie- en bewakingssysteem: slimme meter met verbruiksmanager, geautomatiseerd energieregistratie- en bewakingssysteem (EBS) met rapportagefunctie, combinatie van EBS met gebouwbeheersysteem (GBS).

*2. Energiemaatregelen faciliteiten*

• Koelinstallatie: benutten van restwarmte van condensors, scheiden van aanzuiging koellucht en afgifte warme lucht.
• Koelcellen: bewegingsschakelaars, regelapparatuur voor temperatuurvariatie, ventilatieontdooiing, ledverlichting, automatische ontdooiing van verdampers, deurschakeling, luchtsluizen.
• Elektromotoren: zuinige motoren uit categorie IE3 of IE4, frequentieregeling.
• Pompen: pompen met frequentie- en/of toerenregeling.
• Vacuümsystemen: frequentieregelaars op vacuümpompen.
• Perslucht: benutten van warmte van luchtgekoelde compressoren, aanzuigen van koude buiten- of binnenlucht, energiezuinige compressoren uit categorie IE3/IE4, frequentieregeling op bestaande compressor.

Naar aanleiding van een latere wijziging is aan deze lijst ook vloerisolatie toegevoegd.

Wat juist niet subsidiabel was

• Investeringen in zonnepanelen, windmolens en nieuwbouwpanden vielen buiten de regeling.
• Btw over de kosten is nooit subsidiabel.
• Werkzaamheden die al waren gestart vóór het indienen van de aanvraag kwamen niet in aanmerking; je mocht wel al een getekende offerte hebben, maar de uitvoering moest nog beginnen.

Het loket adviseert om bij de aanvraag een overzicht van de kosten mee te sturen waarin je aangeeft welke kosten wel en welke niet subsidiabel zijn, zodat duidelijk is voor welke maatregelen en kosten je subsidie aanvraagt. Dit mag ook direct op de offerte met pen worden aangegeven.

Maximum- en minimumbedragen

• De maximale subsidie was € 30.000 per aanvraag. Ook als 40% van je subsidiabele kosten hoger uitkwam, kreeg je nooit meer dan dit bedrag.
• De subsidie was minimaal € 1.000. Omdat de subsidie 40% van de subsidiabele kosten bedraagt, betekende dit in de praktijk dat je subsidiabele kosten minimaal € 2.500 exclusief btw moesten zijn. Kwam je daar niet aan, dan kreeg je geen subsidie.
• Een vestigingslocatie kon maar eenmaal subsidie ontvangen. Had je voor die locatie al eens subsidie gekregen onder deze regeling, dan kon je er geen tweede keer aanspraak op maken.

Wat het bedrag beïnvloedde

Het uiteindelijke subsidiebedrag hing dus af van de hoogte van je subsidiabele kosten (exclusief btw): 40% daarvan, met een ondergrens van € 1.000 en een bovengrens van € 30.000. Kosten die niet subsidiabel waren (zoals btw of onderdelen die niet bijdragen aan energiebesparing) telden niet mee in die berekening.

De-minimissteun als beperkende factor

De subsidie viel onder de Europese de-minimisverordening. Had jouw onderneming (of de groep van verbonden ondernemingen waar je deel van uitmaakt) sinds 1 januari 2021 al de-minimissteun ontvangen, dan kon dat de hoogte van de subsidie die je nog mocht ontvangen beperken, omdat het totaal aan de-minimissteun over drie belastingjaren niet boven € 200.000 mocht uitkomen.

Budget

Het totale subsidieplafond voor de regeling is bij besluit van 18 april 2023 verhoogd van € 1.000.000 naar € 2.000.000. Dit gold voor alle aanvragen samen, niet per individuele aanvraag. Het loket meldt dat het budget inmiddels bereikt is en dat aanvragen niet meer mogelijk is.

Stap 1: documenten verzamelen en klaarzetten

Voordat je de aanvraag start, moet je alle benodigde documenten digitaal klaar hebben staan. De aanvraag is alleen compleet als alle gevraagde documenten zijn toegevoegd én correct en volledig zijn ingevuld en ondertekend, door de persoon die tekenbevoegd is namens de organisatie. Zijn er meerdere tekenbevoegde personen, dan moeten zij allemaal ondertekenen.

De volgende documenten waren nodig:

• Ondertekening aanvraag (formulier "Subsidieregeling energiebesparing Drents MKB - Ondertekening"): alleen verplicht als je niet met eHerkenning inlogt. Je vult het formulier in, print het uit en ondertekent het met pen (een digitale handtekening wordt niet geaccepteerd). Vervolgens scan je het in. Ondertekend door: de tekenbevoegde persoon namens de aanvragende onderneming.
• Machtigingsformulier intermediair: alleen nodig als je de aanvraag laat indienen door een boekhouder, subsidieadviseur of andere intermediair. Ook dit formulier vul je in, print je, ondertekent je met pen en scan je in. Ondertekend door: de aanvrager (die de machtiging verleent) en de gemachtigde partij.
• Uittreksel van de Kamer van Koophandel: maximaal 1 jaar oud. Geen ondertekening nodig, dit is een officieel KvK-document.
• Gespecificeerde offerte van een onafhankelijke leverancier: moet een specificatie bevatten van het aantal uren, het uurtarief en de activiteiten, exclusief btw. De offerte moet gericht zijn aan de aanvragende onderneming en de contactgegevens en het KvK-nummer van de leverancier bevatten. Ondertekend door: zowel de onafhankelijke leverancier (opdrachtnemer) als de aanvrager (opdrachtgever). Je mag ook meerdere offertes van meerdere partijen aanleveren in één aanvraag.
• Jaarrekening energieleverancier: hieruit moet het elektriciteits- en aardgasverbruik van het afgelopen jaar blijken, met een duidelijke koppeling aan het adres van het pand. Dit dient als bewijs dat je geen grootverbruiker bent.
• Energielabel (optioneel): alleen verplicht als het gaat om een kantoorgebouw met een vloeroppervlak groter dan 100 m². Hieruit moet blijken dat het pand energielabel A, B of C heeft.
• Bewijs toestemming eigenaar pand (optioneel): alleen nodig als je zelf geen eigenaar bent van het pand waar de maatregelen worden uitgevoerd.
• Specificatie van de kosten (optioneel maar aanbevolen): een overzicht waarin je aangeeft welke kosten uit de offerte wel en welke niet subsidiabel zijn, herleidbaar naar de offerte. Dit mag ook direct met pen op de offerte worden aangegeven. Dit kan de behandeling van je aanvraag versnellen.

Stap 2: account aanmaken of inloggen

Je start je aanvraag via het eLoket (https://eloket.snn.nl/eloket/zakelijk/Login.jsp). Je maakt eenmalig een account aan of logt in met eHerkenning. Log je in met eHerkenning, dan is het ondertekeningsformulier niet nodig.

Stap 3: aanvraag indienen via eLoket

In het eLoket beantwoord je een aantal vragen over je onderneming (naam, adres, plaats, contactpersoon, samenvatting van je project) en een aantal inhoudelijke vragen, onder meer over mkb-status, vestigingslocatie, energieverbruik, de gekozen maatregel(en), obstakelvrij uitvoeren, eigendom van het pand en de-minimissteun. Je uploadt hier de documenten en levert alle informatie aan. Vanuit je persoonlijke account volg je vervolgens de behandeling van je aanvraag.

Let bij het aanleveren van documenten op privacy: burgerservicenummers zijn niet nodig, verwijder of scherm deze af voordat je documenten deelt.

Het budget wordt verdeeld op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen. Is jouw aanvraag nog niet compleet, dan geldt voor de rangschikking de datum waarop de aanvraag wél compleet is. Dit werd tot op de minuut geregistreerd, en de inhoudelijke controle liep door totdat het budget volledig was verdeeld.

Wie beoordeelt

Aanvragen werden beoordeeld door het SNN (Samenwerkingsverband Noord-Nederland), dat de regeling uitvoert namens de provincie Drenthe.

De twee beoordelingsstappen

• Compleetheidscheck: na het indienen van je aanvraag beoordeelde het SNN eerst of je aanvraag compleet was. Dit gebeurde op volgorde van ontvangst. Aanvragen die als eerste binnenkwamen én compleet waren, werden als eerste behandeld en kwamen als eerste in aanmerking voor subsidie.
• Inhoudelijke beoordeling: was de aanvraag volledig, dan volgde een inhoudelijke beoordeling. Hierbij werd gecontroleerd of de aanvraag voldeed aan de eisen van de subsidieregeling, of het project paste binnen de juridische vereisten, en of de begrote kosten pasten binnen de geldende regelgeving. Na afronding van deze beoordeling ontving je een besluit op je aanvraag.

Rangschikking bij een vol budget

Wanneer het subsidiebudget op enig moment opraakte, volgde een rangschikking op volgorde van binnenkomst van complete aanvragen. Dit werd tot op de minuut geregistreerd. De inhoudelijke controle ging net zo lang door totdat het budget volledig was verdeeld. Dit is ook wat er uiteindelijk is gebeurd: het loket meldt dat het budget inmiddels is bereikt.

Termijnen

Uitbetaling, voorschotten en vaststelling

Wel is duidelijk dat je, als je een aanvraag wilt wijzigen, om een voorschot wilt verzoeken of om vaststelling wilt vragen, dit als gemachtigde intermediair ook via het machtigingsformulier kunt laten regelen (het formulier noemt expliciet de opties "verzoek tot projectwijziging", "verzoek tot voorschot" en "verzoek tot vaststelling").

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je project moet uiterlijk anderhalf jaar (18 maanden) na verlening van de subsidie zijn gerealiseerd en afgerond, zoals vastgelegd in je aanvraag en de beschikking.
• Bij na-isolatie van gebouwen kan ecologisch onderzoek en eventueel een ontheffing in het kader van de Wet natuurbescherming nodig zijn, als er beschermde diersoorten (zoals vleermuizen, huismus of gierzwaluw) gebruikmaken van het gebouw. Dit valt onder de eis dat het project obstakelvrij moet zijn en blijven.