Klimaatadaptatiemaatregelen 2021-2027

Je komt alleen in aanmerking als je project op de Projectenlijst staat die voor jouw werkregio geldt, en als daar een provinciebijdrage voor is opgenomen. Je krijgt maximaal het bedrag dat in die Projectenlijst voor jouw project staat in de kolom "Bijdrage provincie Overijssel". Alleen kosten van derden komen voor subsidie in aanmerking, met een maximum van € 130 per uur exclusief btw voor arbeid van derden.

Je vraagt de subsidie aan via het digitale aanvraagformulier van de provincie Overijssel. Daarvoor heb je eHerkenning (EH3) nodig. Bij de aanvraag lever je een begroting en dekkingsplan aan (het loket heeft daarvoor een format), een projectplan (dit mag ook het plan zijn dat je al voor de Rijksbijdrage hebt ingeleverd) en, als je namens iemand anders aanvraagt, een ondertekende machtiging.

Aanvragen worden behandeld in volgorde van ontvangst van complete aanvragen, totdat het subsidieplafond van € 2.800.000 (voor de jaren 2023 tot en met 2027) is bereikt. Je kunt aanvragen totdat dit budget op is. De behandeltermijn is maximaal 13 weken. Wacht dus niet te lang: is het budget op, dan is aanvragen niet meer zinvol, ook al staat je project op de Projectenlijst.

Naast het partnerschap gelden drie harde voorwaarden waarop je project wordt getoetst:

• Je project moet zijn opgenomen in de Projectenlijst die geldt voor jouw werkregio. Staat je project niet op deze lijst, dan valt de aanvraag af. De vier projectenlijsten (een voor elke werkregio) vind je onder het kopje 'Projectenlijsten' op de productpagina.
• Het project mag niet zijn gestart voor 1 januari 2021. Projecten die eerder zijn begonnen, komen niet in aanmerking.
• In de Projectenlijst moet voor jouw project een provinciebijdrage zijn opgenomen (in de kolom 'Bijdrage provincie Overijssel'). Staat er geen bedrag bij jouw project, dan is er ook geen subsidie mogelijk.

Verder ben je zelf verantwoordelijk voor het project zoals dat in de Projectenlijst staat: je bent de aanvrager die instaat voor de uitvoering.

Voor de precieze voorwaarden met toelichting verwijst het loket naar het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022, hoofdstuk 1 en paragraaf 2.11 (Klimaatadaptatiemaatregelen 2021-2027). Twijfel je of jouw project voldoet, raadpleeg dan die tekst of de Projectenlijst van je werkregio voordat je een aanvraag indient, want een niet-passend project kost je onnodig tijd in de compleetheidstoets en behandeling.

Kosten van derden, algemeen

Alle kosten die derden voor het project maken, komen in aanmerking, zolang ze passen binnen het project zoals dat is opgenomen in de Projectenlijst van jouw werkregio. De enige expliciete beperking die daarbij geldt, betreft arbeidskosten.

Arbeidskosten van derden: maximaal € 130 per uur exclusief btw

Voor arbeid die door derden wordt verricht, geldt een maximumtarief van € 130 per uur, exclusief btw. Reken je (of rekent de derde partij) een hoger uurtarief, dan is het deel boven dit tarief niet subsidiabel.

Wat niet subsidiabel is

Kosten die je zelf maakt, dus niet via een derde partij, komen niet voor subsidie in aanmerking. Omdat de regel "alleen kosten van derden" zo stevig is geformuleerd, is de praktische consequentie dat interne uren, eigen materieel en andere kosten die je organisatie zelf maakt, buiten de vergoeding vallen.

Koppeling aan het maximale subsidiebedrag

Ook al zijn kosten van derden in principe subsidiabel (met het uurtarief-maximum voor arbeid), de totale subsidie die je ontvangt is nooit hoger dan het bedrag dat voor jouw project in de Projectenlijst is opgenomen (kolom 'Bijdrage provincie Overijssel'). De kostensoortenregels bepalen dus wat je mag opvoeren in je begroting; het bedrag uit de Projectenlijst bepaalt het absolute maximum dat je uiteindelijk ontvangt. Zijn je werkelijke subsidiabele kosten van derden hoger dan het bedrag in de Projectenlijst, dan krijg je niet meer dan dat vastgestelde maximum.

Onderbouwing via begroting en dekkingsplan

Bij je aanvraag lever je een begroting en dekkingsplan aan waarin je de kosten van derden onderbouwt. Je kunt hiervoor een begrotingsformat gebruiken, maar dat is niet verplicht. In deze begroting moet duidelijk worden welke kosten aan derden worden besteed en, voor arbeidskosten, welk uurtarief wordt gehanteerd, zodat getoetst kan worden of dit binnen het maximum van € 130 exclusief btw blijft.

Twijfel je of een specifieke kostenpost subsidiabel is, dan is het raadzaam dit voorafgaand aan de aanvraag te toetsen bij het Overijssel Loket of te verifiëren in het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022, paragraaf 2.11.

Binnen dat vastgestelde bedrag geldt wel een beperking op de kostensoort: alleen kosten van derden komen voor subsidie in aanmerking, en arbeidskosten van derden zijn subsidiabel tot maximaal € 130 per uur exclusief btw. Reken je meer, dan komt het deel boven dit tarief niet in aanmerking, ook al ligt het totale projectbudget onder het maximum uit de Projectenlijst.

Er is één subsidieplafond voor de hele regeling: € 2.800.000 voor de jaren 2023 tot en met 2027. Aanvragen worden op volgorde van ontvangst van complete aanvragen afgehandeld, totdat dit plafond is bereikt. Dat betekent dat het toegekende bedrag per project vaststaat volgens de Projectenlijst, maar dat toekenning zelf afhankelijk is van of er op het moment van jouw (complete) aanvraag nog budget over is. Is het plafond bereikt, dan kun je geen subsidie meer krijgen, ook niet als je project met bijbehorend bedrag op de Projectenlijst staat.

Stap 1: Controleer of je project op de Projectenlijst staat

Voordat je begint met de aanvraag, check je of jouw project is opgenomen in de Projectenlijst van je werkregio (FLUVIUS, RIVUS, Twents Waternet of Noordelijke Vechtstromen) en of daarbij een provinciebijdrage staat vermeld. Zonder deze twee elementen heeft een aanvraag geen zin. Deze vier projectenlijsten vind je onder het kopje 'Projectenlijsten' op de productpagina.

Stap 2: Zorg voor eHerkenning (EH3)

Om de aanvraag digitaal te kunnen indienen, heb je eHerkenning nodig op niveau EH3. Regel dit op tijd, want zonder eHerkenning kun je het formulier niet invullen.

Stap 3: Verzamel de verplichte bijlagen

Voordat je het digitale formulier invult, raadt het loket aan om de volgende documenten al digitaal beschikbaar te hebben:

• Een begroting en dekkingsplan. Je kunt hiervoor het begrotingsformat van de provincie gebruiken. Dit document laat zien welke kosten je maakt (let op: alleen kosten van derden zijn subsidiabel, met een maximum van € 130 per uur exclusief btw voor arbeid) en hoe je het project financiert.
• Een projectplan. Dit beschrijft de inhoud en aanpak van je project. Je mag hiervoor het plan gebruiken dat je eerder hebt ingediend voor de Rijksbijdrage, dus je hoeft niet per se een nieuw plan te schrijven.
• Een ondertekende machtiging, alleen als je het formulier invult als gemachtigde (dus namens een ander). Gebruik hiervoor het voorbeeld machtigingsformulier van de provincie. Dit document wordt ondertekend door degene die de machtiging verleent, dus de partij namens wie je de aanvraag indient.

Stap 4: Vul het digitale aanvraagformulier in

Ga naar het digitale aanvraagformulier op de loketpagina van de provincie Overijssel. In dit formulier upload je direct de verplichte bijlagen (begroting/dekkingsplan, projectplan en eventueel de machtiging).

Stap 5: Wacht op de compleetheidstoets

Na indiening toetst de provincie of je aanvraag compleet is. Is dat niet het geval, dan vraagt de provincie om een aanvulling. Je aanvraag is pas compleet op het moment dat alle gevraagde gegevens zijn ontvangen. Let op: omdat aanvragen op volgorde van ontvangst van complete aanvragen worden afgehandeld, is snelheid van aanvullen belangrijk, zeker als het subsidieplafond in zicht komt.

Stap 6: Beoordeling binnen de behandeltermijn

De behandeltermijn van je aanvraag is maximaal 13 weken, gerekend vanaf het moment dat de aanvraag compleet is.

Doorlopende deadline: budget bepaalt de sluiting

Er is geen vaste einddatum voor het indienen van aanvragen; je kunt aanvragen totdat het subsidieplafond van € 2.800.000 (voor de jaren 2023 tot en met 2027) is bereikt. Zodra het budget op is, stopt de mogelijkheid om subsidie te ontvangen, ook als je project op de Projectenlijst staat. Wacht daarom niet onnodig lang met indienen als je project eenmaal op de lijst staat en een provinciebijdrage heeft.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

De provincie Overijssel beoordeelt je aanvraag. Eerst voert zij een compleetheidstoets uit: is je aanvraag niet compleet, dan volgt een verzoek om aanvulling. Pas als alle gevraagde gegevens zijn ontvangen, geldt de aanvraag als compleet en start de formele behandeling. De behandeltermijn is dan maximaal 13 weken.

Beoordelingsgrondslag: volgorde van ontvangst

Anders dan bij veel subsidies wordt hier niet op kwaliteit gerangschikt. De provincie verleent subsidies in volgorde van ontvangst van complete aanvragen, totdat het beschikbare budget (het subsidieplafond van € 2.800.000 voor 2023 tot en met 2027) is bereikt. Zodra het plafond is bereikt, worden geen nieuwe aanvragen meer gehonoreerd, ook al voldoen ze aan alle voorwaarden.

Uitbetaling, voorschotten en vaststelling

Voor de praktische details rond bevoorschotting, betaalmomenten en de eindafrekening van de subsidie gelden het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 en de Algemene Subsidieverordening Overijssel 2005, waarin de standaardprocedures voor Overijsselse subsidies zijn vastgelegd.

Verplichtingen tijdens de looptijd

De subsidie is gekoppeld aan het project zoals dat is opgenomen in de Projectenlijst en zoals onderbouwd in je ingediende projectplan en begroting; afwijkingen hiervan zullen naar alle waarschijnlijkheid gevolgen hebben voor de subsidie.

Verwerking van persoonsgegevens

Tijdens de behandeling en eventueel daarna verwerkt de provincie persoonsgegevens van de aanvrager voor de beoordeling van de aanvraag, communicatie tijdens de behandeling, controle op doelmatige en rechtmatige verstrekking, managementrapportages en evaluatie- of klanttevredenheidsonderzoek. Deze verwerking is gebaseerd op een wettelijke taak van de provincie. Gegevens worden niet langer bewaard dan wettelijk verplicht is volgens de Archiefwet.

Voor de volledige en actuele regels rond uitbetaling, verantwoording en verplichtingen tijdens de looptijd is het raadzaam het Uitvoeringsbesluit subsidies Overijssel 2022 (met name paragraaf 2.11) te raadplegen.