Nadere regels Kleine projecten LEADER Flevoland 2023-2027

Je komt in aanmerking als rechtspersoon zonder winstoogmerk, zoals een stichting of vereniging, of als samenwerkingsverband daarvan. Het dossier noemt geen exacte ondergrens en bovengrens in euro's voor het "kleine project", maar de Lokale Ontwikkelingsstrategie noemt voor kleine projecten een bandbreedte van € 5.000 tot € 50.000 subsidie, tegenover € 50.000 tot € 250.000 voor de reguliere LEADER-projecten.

Je vraagt aan via het eLoket van Flevoland met eHerkenning. Voordat je begint, download en vul je de Hulpwijzer bij uw aanvraag Kleine LEADER-projecten in: hierin staat of je aan de voorwaarden voldoet en welke bijlagen je nodig hebt. Verplicht zijn onder meer een cofinancieringsverklaring van je gemeente, een inhoudelijk plan, een begroting en (bij organisaties) statuten en een recente jaarrekening.

Na het indienen behandelt de provincie je aanvraag binnen maximaal 22 weken. Je moet uiterlijk 30 september 2027 aanvragen. Tijdens de looptijd volg je de voortgang via het klantportaal, waar ook eventuele verplichtingen over verantwoording en rapportage worden gemeld.

Daarnaast gelden de volgende harde eisen (in de Hulpwijzer gemarkeerd als vragen waarbij een "rood hokje" tot afwijzing leidt):

• Je hebt een cofinancieringsverklaring van je gemeente. Zonder deze verklaring komt de aanvraag niet in aanmerking.
• Je hebt nog geen andere subsidie ontvangen voor dezelfde activiteit. Heb je die al wel, dan val je af (dit staat ook als uitsluitingsgrond in de Lokale Ontwikkelingsstrategie: "Indien voor dezelfde activiteit en dezelfde subsidiabele kosten reeds subsidie is verstrekt").
• Je kunt de activiteit binnen twee jaar na de datum van subsidieverlening afronden. Is dat niet haalbaar, dan voldoe je niet aan de voorwaarden.
• Gaat het om een fysieke investering, dan moet je die minimaal vijf jaar na subsidievaststelling in stand houden. Voor projecten zonder fysieke investering is dit niet van toepassing.
• Je project past binnen de door Gedeputeerde Staten goedgekeurde Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS). Past je idee daar niet bij, dan wordt de aanvraag niet gehonoreerd.

Verder gelden volgens de Lokale Ontwikkelingsstrategie deze uitsluitingsgronden, waardoor de LAG een aanvraag niet honoreert:

• Als de aanvraag onvoldoende punten behaalt op de selectiecriteria (zie de sectie Voorwaarden voor de puntentelling).
• Als het project niet voldoet aan, of niet kansrijk is voor, de benodigde besluiten vanuit de Omgevingswet of andere ruimtelijke regelgeving.
• Als er geen verklaring is van de grondeigenaar (of eigenaar van andere benodigde middelen) dat hij toestemming geeft voor gebruik daarvan in het project.
• Als het budget vanuit de EU en/of de cofinanciering vanuit de overheden niet meer toereikend is.
• Als het project niet kan voldoen aan geldende regels, of strijdig is met beleid, van gemeente, provincie of een ander overheidsorgaan dat van toepassing is.
• Als een overheidsorgaan een andere zwaarwegende, onderbouwde reden heeft om de aanvraag af te wijzen.

Projecten die worden ingediend vanuit de stadskernen van Almere en Lelystad (dus buiten het feitelijke LEADER-gebied, dat het platteland van Flevoland betreft) moeten daarnaast voldoen aan extra Europese voorwaarden: de resultaten moeten ten goede komen van het LEADER-gebied zelf, en op programmaniveau mag maximaal 5% van de ELFPO-middelen naar projecten buiten het LEADER-gebied gaan.

Let op: je hebt eHerkenning nodig om de aanvraag digitaal te kunnen indienen. Zonder eHerkenning kun je niet aanvragen.

Voor de omvang van het subsidiedeel wordt onderscheid gemaakt tussen twee regelingen:

• Kleine projectenregeling: het subsidiedeel van het project ligt tussen € 5.000 en € 50.000. Deze regeling wordt alleen gefinancierd vanuit de cofinancieringsbijdragen van provincie en gemeenten, zonder EU-geld, met als doel een eenvoudigere procedure.
• Reguliere LEADER-projecten: het subsidiedeel ligt tussen € 50.000 en € 250.000, gefinancierd door de EU met cofinanciering van provincie en gemeenten.

Voor de hoogte van de subsidie ten opzichte van de totale projectkosten geldt, afhankelijk van wie het project uitvoert:

• Ondernemers: eigen bijdrage minimaal 60%, dus maximaal 40% subsidie.
• Vrijwilligersorganisaties: eigen bijdrage minimaal 20%, dus maximaal 80% subsidie.
• Overige organisaties: eigen bijdrage minimaal 40%, dus maximaal 60% subsidie.

Gemiddeld streeft de LOS naar 40% cofinanciering door niet-overheden (bedrijven, maatschappelijke organisaties), wat neerkomt op een gemiddeld subsidiepercentage van 60%. De eigen bijdrage mag ook worden ingebracht in gekapitaliseerde uren.

Verder is er de mogelijkheid om een voorschot te krijgen van maximaal 50% van de verleende subsidie bij aanvang van het project. Bij volledige uitnutting van het project volgt de laatste 10% van de subsidie na afrekening van het project; de rest wordt afgerekend op basis van de werkelijke kosten.

Het dossier noemt geen apart subsidiepercentage of -bedrag specifiek voor de kleine LEADER-projecten los van deze algemene LOS-kaders, en ook niet welk deel van het totale LEADER-budget (waaronder het genoemde fonds van € 870.000 voor kleine projecten en overprogrammering) op dit moment nog beschikbaar is.

Stap 1: Download en vul de Hulpwijzer in Download het formulier "Hulpwijzer bij uw aanvraag Kleine LEADER-projecten". Dit document helpt je bepalen of je in aanmerking komt (rode hokjes betekenen afwijzing) en welke bijlagen je nodig hebt. De volledig ingevulde Hulpwijzer moet je zelf ook als bijlage bij je aanvraag toevoegen.

Stap 2: Lees de regels Lees de Algemene Subsidieverordening Flevoland 2023 (ASF 2023) en de Nadere regels 'Kleine LEADER-projecten' door. Hierin staan de voorwaarden en verplichtingen waaraan je moet voldoen.

Stap 3: Verzamel de verplichte bijlagen Volgens de Hulpwijzer heb je bij een eerste aanvraag in ieder geval nodig:

• Kopie bankafschrift of bankpas waaruit het IBAN en de naam van de rekeninghouder blijken. Geen ondertekening vereist, dit is een bewijsstuk.
• Statuten (bij organisaties). Geen ondertekening door jou vereist; dit is een bestaand document van je organisatie.
• Recente jaarrekening (bij organisaties). Geen aparte ondertekening vereist voor indiening.
• Een verklaring van de Belastingdienst, als je organisatie de btw niet kan verrekenen.

Daarnaast heb je nodig:

• Een cofinancieringsverklaring van je gemeente. Deze wordt afgegeven door je gemeente.
• Een inhoudelijk plan met: waar de activiteiten plaatsvinden, het doel van de activiteiten, de relatie met de beleidsdoelstellingen van de provincie, de verwachte resultaten, een planning waaruit blijkt dat uitvoering binnen twee jaar plaatsvindt, alle informatie om te toetsen aan de beoordelingscriteria uit artikel 13 van de Nadere regels, en een beschrijving van de uitgevoerde staatssteuntoets met de uitkomst.
• Een begroting van opbrengsten en kosten voor de activiteiten, inclusief een opgave van elders aangevraagde subsidies of vergoedingen voor dezelfde activiteiten en de stand van zaken daarvan. Loopt je project over de jaargrens, dan verdeel je de begroting over de jaren.
• Een de-minimisverklaring volgens het model in het subsidieloket, als sprake is van steun via de-minimissteun.
• Een machtigingsformulier, als je gebruikmaakt van een tussenpersoon of gemachtigde. Dit formulier wordt ondertekend door de subsidieaanvrager (één of meerdere bestuurders/vertegenwoordigers, afhankelijk van de statuten) en bevat gegevens van zowel de aanvrager als de gemachtigde. Alleen een volledig ingevuld en ondertekend formulier is rechtsgeldig.

Stap 4: Vul het aanvraagformulier in met eHerkenning Ga naar het aanvraagformulier op https://eloket.flevoland.nl/f/1200 en log in met eHerkenning. Je bedrijfsgegevens worden automatisch opgehaald uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Kloppen deze niet, dan moet je de wijziging zelf doorgeven aan de KvK, niet aan de provincie.

Stap 5: Verstuur de aanvraag vóór de deadline Je kunt de aanvraag pauzeren en later hervatten, maar moet uiterlijk 30 september 2027 indienen. Vink op de laatste pagina "Stuur mij een e-mail bij wijzigingen in mijn zaken" en "Graag ontvang ik een ontvangstbevestiging per e-mail" aan, zodat je via het klantportaal op de hoogte blijft.

Stap 6: Ontvangstbevestiging en controle op volledigheid Als je dit hebt aangevinkt, ontvang je automatisch een ontvangstbevestiging. Is je aanvraag niet compleet, dan krijg je binnen 4 weken schriftelijk bericht.

Via het klantportaal (beschikbaar vanaf 1 juli 2024) kun je de voortgang van je aanvraag volgen, vragen stellen en extra informatie doorgeven.

Heb je inhoudelijke vragen, dan kun je mailen naar subsidieaanvragen@flevoland.nl; zij nemen zo snel mogelijk contact op.

Termijn Na het versturen van je volledige aanvraag heeft de provincie maximaal 22 weken nodig om de aanvraag af te handelen. Is je aanvraag niet compleet, dan hoor je dit binnen 4 weken schriftelijk.

Uitbetaling Bij aanvang van het project kun je een voorschot aanvragen van maximaal 50% van de verleende subsidie. Dit voorkomt dat je als organisatie facturen moet voorschieten voordat er subsidie binnenkomt. Het project wordt uiteindelijk afgerekend op basis van de werkelijke kosten. Bij volledige uitnutting van de subsidie volgt de laatste 10% na afrekening van het project.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je rondt de activiteit af binnen twee jaar na de datum van subsidieverlening.
• Bij een fysieke investering houd je het project minimaal vijf jaar na subsidievaststelling in stand.
• Via het klantportaal geeft de provincie aan welke vervolgstappen van je worden verwacht, zoals het indienen van verantwoording, jaaropgaves en andere zaken die in je beschikking staan vastgelegd. Zet daarom bij je aanvraag het vinkje aan om wijzigingen in je zaken via e-mail te ontvangen, zodat je niets mist.
• RVO.nl verzorgt de financiële administratie, dossiervorming en -beheer, en de controle rond je project.
• Jaarlijks wordt door de LAG een jaarverslag opgesteld met de resultaten van de projecten. Halverwege de programmaperiode volgt een tussenevaluatie en na afloop een eindrapportage. Het dossier specificeert niet exact welke individuele rapportageverplichtingen dit voor jouw project met zich meebrengt; dat staat vermeld in je eigen beschikking.

Bezwaar Ben je het niet eens met het besluit, dan is GS verantwoordelijk voor de bezwaar- en beroepsprocedure. Bij bezwaar vraagt GS de LAG om het inhoudelijke verweer te leveren, waarna een volledige heroverweging van het besluit plaatsvindt.