Beheerkosten LEADER Oost-Groningen

Let op: deze status is nu "Aanvragen niet meer mogelijk" en het resterend budget is € 0. De aanvraagperiode liep van 26 augustus 2024 9:00 uur tot en met 7 oktober 2024 17:00 uur. De informatie hieronder beschrijft hoe die (afgelopen) ronde werkte.

De subsidie was bestemd voor de LAG van Oost-Groningen zelf, of voor een partij die door de LAG was aangewezen om de aanvraag namens haar te doen. Je kreeg maximaal 100% van de subsidiabele kosten vergoed, met een minimum van € 25.000 en een maximum van € 500.000 per aanvraag. Per LEADER-gebied werd maximaal 1 aanvraag gehonoreerd.

Subsidiabel waren loonkosten (inclusief overhead) en kosten van derden waarvoor een factuur of gelijkwaardig bewijs kon worden overgelegd. De aanvraag ging via het GLB-webportal, met eHerkenning, en moest vergezeld zijn van een projectplan volgens het SNN-format en een begroting met toelichting. Toegekende projecten moesten uiterlijk 31 december 2028 zijn afgerond, met een verzoek tot vaststelling uiterlijk 1 april 2029.

Wie kwam in aanmerking

• Een Leader Advies Groep (LAG) van het gebied Oost-Groningen, of
• Een partij die door zo'n LAG is aangewezen om namens haar de subsidie aan te vragen.

Andere organisaties of particulieren konden geen aanvraag indienen: de regeling was specifiek bedoeld voor de LAG of diens aangewezen vertegenwoordiger.

Harde eisen (knock-out)

• Per aangewezen LEADER-gebied werd maximaal 1 aanvraag verleend. Was er al een aanvraag toegekend voor Oost-Groningen, dan viel een tweede aanvraag af.
• De activiteit moest bijdragen aan de operationalisering van een door de LAG ingediende en door Gedeputeerde Staten goedgekeurde Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS). Zonder goedgekeurde LOS geen subsidie.
• De aanvraag moest minimaal € 25.000 en mocht maximaal € 500.000 subsidie bedragen. Een aanvraag daarbuiten werd afgewezen of aangepast.
• Er mocht voor dezelfde activiteit niet al subsidie zijn aangevraagd in dezelfde openstellingsperiode (geen dubbele aanvraag).
• Er mocht geen bevel tot terugvordering tegen de aanvrager lopen, volgend op een eerdere beschikking van de Europese Commissie waarin steun onrechtmatig is verklaard.
• De aanvraag moest volledig zijn: projectplan volgens SNN-format en een begroting inclusief toelichting waren verplichte bijlagen. Zonder deze stukken werd de aanvraag niet in behandeling genomen.
• De activiteiten moesten uiterlijk 31 december 2028 zijn afgerond.

Bijzonderheid: starten vóór aanvraag

Bij deze specifieke LEADER-beheerkosten-interventie geldt (in afwijking van de gewone regel dat je niet mag starten voordat je de aanvraag hebt ingediend) dat subsidie niet wordt geweigerd als al gestart is met de activiteiten voordat de aanvraag is ingediend. Kosten kunnen subsidiabel zijn vanaf het moment dat de LOS door Gedeputeerde Staten is goedgekeurd. Let op: in het projectplan-format moest je juist wél verklaren dat niet is gestart vóórdat de LOS in GS was goedgekeurd, dus de LOS-goedkeuring is wel een harde grens.

Verdeling

De subsidie werd verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen, niet op kwaliteit of inhoudelijke score. Wie te laat of onvolledig indiende, liep het risico dat het budget al op was.

1. Loonkosten inclusief overheadkosten

Dit is de vergoeding voor personeel dat aan het beheer van de LOS werkt. De berekening ging volgens de methode zonder vereenvoudigde kostenoptie:

• Je berekent een individueel uurtarief per medewerker door het bruto jaarloon te vermeerderen met 44,2% werkgeverslasten, en dat te delen door 1.720 uur (op basis van een 40-urige werkweek, naar rato voor deeltijd of een niet volledig gewerkt jaar).
• Op dat uurtarief komt vervolgens een opslag van 15% voor overhead.
• Uurtarief × gewerkte projecturen = subsidiabele loonkosten.
• Het totale aantal te subsidiëren uren per medewerker mag in een bepaald jaar niet meer zijn dan 1.720 uur bij een voltijd dienstverband, of een evenredig deel daarvan bij deeltijd.
• Overheadkosten (kantoorkosten, automatisering, energie, verzekeringen e.d.) worden dus niet los gedeclareerd; ze zitten al in de 15%-opslag.

2. Kosten derden (andere kosten met factuur of gelijkwaardig bewijs)

Dit betreft alle overige, direct aan de activiteit gerelateerde kosten waarvoor je een factuur of een document met gelijkwaardige bewijskracht kunt overleggen. Denk aan de inhuur van externen voor advies of ondersteuning bij het beheer, de monitoring of de evaluatie van de LOS, of kosten voor het organiseren van kennisuitwisseling tussen belanghebbenden. Deze kosten worden vastgesteld op basis van de daadwerkelijke factuur of een vergelijkbaar bewijsstuk, niet op basis van een forfaitair tarief.

Wat viel niet onder deze twee kostensoorten, ondanks dat het wel in de algemene regeling voorkomt

Het openstellingsbesluit wijkt op dit punt af van artikel 1.8 van de onderliggende regeling: alleen loonkosten (inclusief overhead) en kosten derden met factuur waren hier subsidiabel. Andere kostensoorten die de algemene regeling wel kent, zoals bijdragen in natura, afschrijvingskosten, of vereenvoudigde kostenopties (forfait 23% voor loonkosten en eigen arbeid, forfait 40% voor overige kosten, vaste uurtarieven eigen arbeid van € 50 of € 43, of IKS voor kennisinstellingen) worden in het openstellingsbesluit niet genoemd als subsidiabel voor deze specifieke openstelling.

Algemeen niet-subsidiabele kosten (gelden ook hier)

Uit de onderliggende regeling volgt daarnaast een lijst kosten die nooit voor subsidie in aanmerking komen, waaronder:

• Rente, debetrente, bankdiensten, financieringskosten
• Kosten van gerechtelijke procedures en juridische bijstand daarbij
• Boetes, sancties, fooien en geschenken
• Personeelsactiviteiten, overboekingen, annuleringen, gratificaties, bonussen
• Outplacementtrajecten en representatiekosten/-vergoedingen
• Kosten van voorbereidende handelingen vóór de aanvraag (behalve wanneer een openstellingsbesluit dit expliciet toestaat, wat hier niet is gedaan)
• Verrekenbare of compensabele btw
• Kosten die niet aan goed financieel beheer voldoen, bijvoorbeeld bovenmatige kosten
• Winstopslagen binnen een groep
• Kosten die een deelnemer van een samenwerkingsverband bij een andere deelnemer in rekening brengt

Onderbouwing

In het projectplan en de begroting moest je uitleggen hoe de bedragen tot stand kwamen en bij welke werkpakketten ze horen, bijvoorbeeld op basis van offertes, uren maal uurtarief, of specificatie van de investering. Werkzaamheden moesten herleidbaar zijn naar de begrotingsposten.

Marktconformiteit

Je moest bij de aanvraag aangeven hoe je goederen en diensten tegen een marktconform tarief inkoopt en hoe je dit in het projectdossier aantoont.

Bedrag per aanvraag

• Minimaal € 25.000 en maximaal € 500.000 per aanvraag.
• Per aangewezen LEADER-gebied werd maximaal 1 aanvraag verleend, dus binnen Oost-Groningen was er in totaal maximaal € 500.000 te verdelen.

Subsidiepercentage

• De subsidie bedroeg maximaal 100% van de totale subsidiabele kosten. Er was dus geen verplichte eigen bijdrage: in principe kon de volledige subsidiabele kostenpost vergoed worden.

Totaal subsidieplafond

Het totale subsidieplafond voor deze openstelling was € 500.000, opgebouwd uit:

• € 250.000 Europese middelen (Elfpo)
• € 62.500 nationale cofinanciering
• € 187.500 aanvullende nationale cofinanciering

Wat beïnvloedde de hoogte

• Het bedrag ging niet omhoog of omlaag op basis van kwaliteit of score: er was geen puntensysteem. De hoogte van de daadwerkelijk uitgekeerde subsidie hing af van de werkelijk gemaakte en subsidiabele kosten (loonkosten en kosten derden), tot het bedrag dat in de verleningsbeschikking als maximum was vastgelegd.
• Bij vaststelling wordt het bedrag definitief gebaseerd op de daadwerkelijk gemaakte, betaalde en aangetoonde kosten. Is er minder besteed dan begroot, dan wordt ook minder subsidie definitief toegekend.
• Er werd geen ambtshalve voorschot verstrekt bij deze regeling; wel kon je tijdens de looptijd maximaal 2 keer per jaar een deelbetaling aanvragen op basis van gemaakte en betaalde kosten.

Stap 1: inloggen en aanvraag starten

Je logt in op het GLB Webportal (www.glb-webportal.nl) met eHerkenning. Log je voor het eerst in, dan maak je eerst een account: via het stappenplan beantwoord je een aantal vragen over je organisatievorm, waarna je met eHerkenning, eIDAS of (in uitzonderingsgevallen) via handmatige registratie een account aanmaakt. Na registratie ontvang je een bevestigingsmail met code en link; je moet deze binnen 72 uur bevestigen, anders moet je opnieuw registreren.

In het portal klik je op '+ Nieuw', kies je de juiste delegated body (SNN) en de openstelling (Beheerkosten LEADER Oost-Groningen), en geef je je projectnaam op (in het Nederlands en Engels) en je rol: penvoerder, projectpartner of intermediair.

• Als penvoerder ben je het aanspreekpunt richting de provincie en ontvang je de subsidie.
• Bij een intermediair (bijvoorbeeld een subsidieadviseur) is een machtigingsverklaring verplicht als deze de aanvraag ook mag indienen; zonder die verklaring kan alleen de aanvrager of penvoerder rechtsgeldig indienen.

Stap 2: gegevens invullen en documenten uploaden

In het aanvraagformulier vul je stap voor stap de onderdelen in: projectkenmerken, projectgegevens, monitoringvragen, penvoerdergegevens (aanvrager, contactpersonen, overige gegevens), eventueel overige aanvragers of intermediair, begroting, financiering, uitgavenplanning en documenten. Elk onderdeel krijgt een vinkje zodra het compleet is; ontbrekende gegevens worden rood gemarkeerd.

Verplichte documenten bij deze aanvraag:

• Projectplan volgens SNN-format (Format projectplan LEADER beheer Groningen GLB): hierin beschrijf je onder meer de achtergrond, probleemanalyse en doelstelling, de uitvoering per werkpakket met tijdspad, risicofactoren, meetbare resultaten, een toelichting op de begroting, hoe je marktconform inkoopt, de inrichting van je projectadministratie, en hoe je communiceert over de EU-steun. Dit plan vul je zelf in als aanvrager/penvoerder; er is geen apart handtekeningvereiste vermeld, maar je vinkt drie verklaringen aan (geen terugvorderingsbevel, geen dubbele aanvraag, niet gestart vóór LOS-goedkeuring).
• Begroting en financieringsplan volgens het Begrotingsformat GLB werkelijke kosten (XLSX): hierin specificeer je de kosten per kostensoort (loonkosten, kosten derden) en de financiering (gevraagde subsidie, eigen bijdrage, overige financiering).
• Eventueel, indien van toepassing: beslissing op andere subsidies, zekerstelling overige financiering van derden, btw-verklaring (bij niet-btw-plichtige partijen), aanbestedingsbeleid, en een volmacht verklaring (bij gebruik van een intermediair).

Documenten upload je per documentsoort in het portal; documenten staan standaard op openbaar voor projectpartners, maar kun je op privé zetten via het slotje-icoon.

Stap 3: indienen en ontvangstbevestiging

Zodra alle onderdelen een vinkje hebben, wordt de knop 'Indienen' beschikbaar. Je gaat akkoord met de voorwaarden en dient in. Je ontvangt direct een ontvangstbevestiging per e-mail en op het scherm.

Let op: de subsidie werd verdeeld op volgorde van binnenkomst van de aanvragen (artikel 2.8.6 van de regeling), dus niet op inhoudelijke kwaliteit. Snel en volledig indienen was dus belangrijker dan bij regelingen die op kwaliteit selecteren.

Wijzigen of intrekken

Zolang de openstelling nog niet gesloten is, kun je je ingediende aanvraag wijzigen via 'Nieuwe versie'; vergeet niet opnieuw op 'Indienen' te klikken. Intrekken kan via de knop 'Intrekken' in je aanvraag, waarna je een bevestigingscode per e-mail ontvangt.

Hulp nodig

Voor inhoudelijke vragen: Team Plattelandsontwikkeling, telefonisch bereikbaar op werkdagen tussen 08:30-17:00 uur, telefoonnummer 050 5224 998, e-mail plattelandsontwikkeling@snn.nl. Voor technische vragen over het webportal: IT-helpdesk GLB, telefoonnummer 040 237 6419, e-mail IT-helpdeskGLB@stimulus.nl.

Wie beoordeelt en hoe lang duurt het

Gedeputeerde Staten van Groningen beoordelen de aanvraag via het SNN. Volgens de onderliggende regeling beslissen Gedeputeerde Staten binnen 22 weken na afloop van de periode waarbinnen de aanvraag moet zijn ontvangen (dus na 7 oktober 2024 voor deze ronde). Krijg je een akkoord, dan ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag en de uiterste einddatum van je project.

Tijdens de beoordeling kan een beoordelaar via het GLB-webportal een gesprek starten met aanvullende vragen. Je ontvangt hierover een e-mail en een melding in het portal. Je beantwoordt deze vragen vóór de opgegeven datum; is meer tijd nodig, dan kun je uitstel aanvragen. Zijn er verplichte bijlagen bij een vraag, dan is de vraag pas afgehandeld zodra je het document hebt geüpload.

Voorschot en deelbetalingen

Bij deze specifieke openstelling wordt, in afwijking van de hoofdregel, geen ambtshalve voorschot verstrekt. Je kunt tijdens de looptijd wel deelbetalingen aanvragen voor gemaakte en betaalde kosten, maximaal 2 keer per jaar. Omdat het subsidiebedrag hier minimaal € 25.000 is, gaat een deelbetaling op basis van gemaakte kosten en betalingen (bij € 125.000 of meer) of op basis van gerealiseerde activiteiten (bij € 25.000 tot € 125.000). Een deelbetaling betreft normaal gesproken minimaal 25% van de verleende subsidie of minimaal € 50.000, tenzij anders bepaald. Op een aanvraag voor deelbetaling wordt binnen 13 weken beslist. Voorschotten en deelbetalingen samen bedragen nooit meer dan 90% van de verleende subsidie.

Verplichtingen tijdens de looptijd

• Je rapporteert jaarlijks via een voortgangsverslag (verplicht bij subsidies van € 25.000 en hoger als de looptijd langer dan 12 maanden is), met daarin de uitgevoerde activiteiten, afwijkingen van het projectplan, geplande activiteiten voor het komende jaar, eventuele inloopmaatregelen bij achterstand, en de financiële voortgang (kostenoverzicht, financieringsoverzicht, planning resterende looptijd).
• Bij het indienen van een voortgangsrapportage via het webportal wordt tegelijk een voorschotverzoek ingediend; er wordt gestreefd naar een beoordeling binnen 80 dagen, waarna het voorschot op basis van goedgekeurde kosten wordt uitgekeerd. Deze termijn kan worden opgeschort als je vragen moet beantwoorden.
• Je houdt een projectadministratie bij waaruit de aard, inhoud en voortgang van de activiteiten blijkt, welke kosten zijn gemaakt en betaald, en (bij loonkosten) de gewerkte uren per persoon.
• Je meldt onverwijld als er iets verandert dat de uitvoering van de activiteiten of het voldoen aan verplichtingen in gevaar brengt, en bij surseance, faillissement of schuldsanering.
• Tussentijdse wijzigingen in het project meld je vooraf via een wijzigingsverzoek in het webportal.

Vaststelling

Uiterlijk 1 april 2029 dien je een verzoek tot vaststelling in via het GLB-webportal (met eHerkenning). Je stuurt in ieder geval mee: een eindverslag van het project, het facturen- en urenoverzicht uit het portal, kopieën van facturen en betaalbewijzen, en (indien van toepassing) urenregistratieformulieren met een kopie van de loonstrook. Na indiening geef je via plattelandsontwikkeling@snn.nl een seintje dat het verzoek klaarstaat. Gedeputeerde Staten streven ernaar binnen 13 weken een besluit te nemen; volgens de onderliggende regeling is de formele termijn voor vaststelling bij subsidies van € 125.000 en hoger 22 weken na ontvangst van het vaststellingsverzoek, en bij subsidies tussen € 25.000 en € 125.000 13 weken. Bij vaststelling wordt het definitieve subsidiebedrag bepaald op basis van de daadwerkelijk gerealiseerde en aangetoonde kosten.