Beheerkosten LEADER Fryslân

Let op: deze openstelling is gesloten. Het loket meldt "Aanvragen niet meer mogelijk". De informatie hieronder laat zien hoe de regeling in elkaar zat, voor het geval een nieuwe ronde wordt opengesteld.

Je komt in aanmerking als je de LAG van Noordwest, Zuidoost of Zuidwest Fryslân bent, of een partij die door zo'n LAG is aangewezen om namens haar de aanvraag in te dienen. Per gebied was maximaal één aanvraag mogelijk, met een budget van € 560.452 per gebied.

Je kreeg tot 100% van de subsidiabele kosten vergoed, met een subsidie van minimaal € 125.000 en maximaal € 560.452 per aanvraag. Bij toekenning volgde een voorschot van 25% van het verleende bedrag.

De aanvraag liep via het GLB-webportal, bij Gedeputeerde Staten via het SNN, met een verplicht projectplan volgens SNN-format en een begroting inclusief toelichting. Activiteiten moesten uiterlijk 31 december 2028 zijn afgerond, met vaststelling uiterlijk 1 april 2029.

• De Leader Advies Groep (LAG) van LEADER-gebied Noordwest Fryslân (gemeenten Harlingen, Leeuwarden en Waadhoeke).
• De LAG van LEADER-gebied Zuidoost Fryslân (gemeenten Heerenveen, Ooststellingwerf, Opsterland, Smallingerland en Weststellingwerf).
• De LAG van LEADER-gebied Zuidwest Fryslân (gemeenten Súdwest-Fryslân en De Fryske Marren).
• Een partij die door één van deze drie LAG's is aangewezen om namens haar de aanvraag in te dienen.

Wie hier buiten valt, kan geen beroep doen op deze regeling. Dit is geen subsidie voor losse LEADER-projecten van boeren, dorpsverenigingen of ondernemers zelf; daarvoor bestaan andere regelingen (zoals LEADER Fryslân zelf, of het Iepen Mienskipsfûns).

Verdere harde eisen:

• Per aangewezen LEADER-gebied wordt maximaal één aanvraag verleend. Heeft de LAG (of haar gemachtigde) voor het gebied al eerder subsidie op deze grondslag gekregen, dan kan er geen tweede aanvraag meer voor datzelfde gebied worden gehonoreerd.
• De aanvraag moet minimaal € 125.000 aan subsidie bedragen. Kleinere aanvragen vallen buiten deze regeling en horen eerder thuis bij een instrument als het Iepen Mienskipsfûns.
• De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd moeten bijdragen aan de operationalisering van de door Gedeputeerde Staten goedgekeurde Lokale Ontwikkelingsstrategie (LOS) van het betreffende gebied. Activiteiten die niet aantoonbaar bijdragen aan beheer, monitoring, evaluatie of dynamisering van de LOS komen niet in aanmerking.
• De aanvraag moet worden ingediend bij Gedeputeerde Staten via het SNN, via het GLB-webportal. Aanvragen die buiten dit portaal of langs een andere weg binnenkomen, voldoen niet aan de indieningseis.
• De regeling was alleen opengesteld van 2 januari 2024 9:00 tot en met 5 februari 2024 17:00 uur. Aanvragen die buiten deze periode werden ingediend, vielen af. Op dit moment geldt: "Aanvragen niet meer mogelijk", dus een nieuwe aanvraag kan alleen als de provincie een nieuwe openstelling publiceert.
• Toekenning gebeurde op volgorde van binnenkomst van de aanvragen, niet op kwaliteit. Bij een volgende openstelling is snelheid van indienen dus relevant zodra het subsidieplafond in zicht komt.

• Het beheer, de monitoring en de evaluatie van de strategie, inclusief het doorvoeren van aanpassingen.
• Dynamisering van het gebied, waaronder het faciliteren van uitwisseling van kennis tussen belanghebbenden.
• Overige activiteiten die bijdragen aan de operationalisering van de LOS in het kader van LEADER GLB 23-27.

Voor deze activiteiten komen drie kostensoorten in aanmerking, elk met een eigen manier van verantwoorden:

1. Loonkosten inclusief overheadkosten

Dit zijn de personeelskosten van medewerkers (bijvoorbeeld een secretaris of coördinator) die zich bezighouden met de uitvoering van de LOS, inclusief de overhead die daarbij hoort. Er geldt geen apart uurtarief; loonkosten worden op basis van werkelijke kosten berekend.

2. Kosten van eigen arbeid van de subsidieontvanger

Ook arbeid die de subsidieontvanger zelf verricht (dus niet als externe factuur) komt voor subsidie in aanmerking, inclusief overheadkosten. Belangrijk: de regeling sluit hier expliciet de vereenvoudigde kostenoptie (VKO) voor arbeidskosten uit. Dit betekent dat je deze kosten niet mag berekenen met een forfaitair uurtarief, maar op basis van werkelijk gemaakte en onderbouwde kosten.

3. Kosten van derden

Kosten van ingehuurde derden (bijvoorbeeld voor onderzoek, communicatie of ondersteuning) komen in aanmerking, mits je een factuur of een document met gelijkwaardige bewijskracht kunt overleggen. Zonder deugdelijk bewijsstuk is de kostenpost niet subsidiabel.

Wat niet subsidiabel is

• Kosten die niet passen binnen het reguliere kostenkader van artikel 1.8 van de Regeling Europese Landbouwsubsidies 2023-2027 provincie Fryslân (het openstellingsbesluit wijkt hier expliciet van af en beperkt de subsidiabele kosten tot de drie hierboven genoemde categorieën).
• Arbeidskosten berekend via de vereenvoudigde kostenoptie (VKO) zijn uitgesloten voor deze regeling.
• Kosten gemaakt vóórdat Gedeputeerde Staten de LOS van het betreffende gebied hebben goedgekeurd, komen niet in aanmerking. Subsidiabiliteit begint pas vanaf de datum van die goedkeuring.
• Investeringen, materiële uitgaven of projectuitvoeringskosten van derde partijen (zoals losse LEADER-projecten) zijn niet subsidiabel binnen déze regeling; die vallen onder andere onderdelen van het LEADER-programma (submaatregel 2, uitvoering van projecten), niet onder de beheerkosten (submaatregel 4).

De achterliggende LOS-documenten van de drie gebieden (Noordwest, Zuidoost, Zuidwest) geven aan dat dit type beheerbudget in de bredere begroting bedoeld is voor onder meer uitvoeringskosten van personeel (bijvoorbeeld de secretaris van het streekwurk-kantoor), overige kosten zoals vergaderingen van de LAG en communicatieacties, en dynamiseringskosten zoals haalbaarheidsonderzoeken. Deze bredere begrotingsposten illustreren waar de drie subsidiabele kostensoorten in de praktijk voor worden ingezet, maar de daadwerkelijke toets bij een aanvraag blijft: past de kostenpost onder loonkosten, eigen arbeid, of kosten van derden met bewijsstuk.

Wel gelden een minimum- en een maximumbedrag per aanvraag:

• Minimaal € 125.000 per aanvraag.
• Maximaal € 560.452 per aanvraag.

Dit maximum is gelijk aan het budget dat voor deze openstelling gold per LEADER-gebied: € 560.452 voor zowel Noordwest, Zuidoost als Zuidwest Fryslân. Het totale subsidieplafond over alle drie de gebieden samen bedroeg € 1.681.357, opgebouwd uit € 1.345.086 EU-middelen (80%) en € 336.271 provinciale middelen (20%).

Omdat per gebied maximaal één aanvraag wordt gehonoreerd, betekent dit in de praktijk dat een LAG (of haar gemachtigde) niet meer dan het gebiedsbudget kan aanvragen, en dat het bedrag altijd tussen de € 125.000 en € 560.452 moet liggen.

Bevoorschotting en deelbetalingen:

• Bij toekenning ontvang je een voorschot van 25% van het verleende subsidiebedrag.
• Je kunt daarnaast deelbetalingen aanvragen op basis van gerealiseerde en betaalde kosten, maximaal 2 keer per kalenderjaar.
• Een deelbetaling moet minimaal 25% of minimaal € 50.000 van de verleende subsidie bedragen.
• Voorschot en deelbetalingen samen mogen niet meer bedragen dan 90% van de verleende subsidie. Dat betekent dat je bij de einddeclaratie (vaststelling) altijd nog minstens 10% van de subsidie declareert.

Stap 1: Vaststelling van de LOS

Voordat er kosten subsidiabel zijn, moet de LOS van het betreffende gebied (Noordwest, Zuidoost of Zuidwest) zijn goedgekeurd door Gedeputeerde Staten. Dit is een voorwaarde, geen stap die de aanvrager zelf hoeft te zetten binnen deze aanvraagronde, maar wel bepalend voor welke kosten meetellen.

Stap 2: Projectplan opstellen (verplicht SNN-format)

Je stelt een projectplan op volgens het format "Projectplan LEADER Beheer Fryslân GLB". Hierin beschrijf je onder meer:

• Naam van het project, penvoerder/aanvrager, locatie, start- en einddatum (uiterlijk 31 december 2028).
• Totale subsidiabele kosten en het aangevraagde subsidiebedrag (tussen € 125.000 en € 560.452, 100% van de kosten).
• Achtergrond, probleemanalyse en wijze van uitvoering (stappenplan met tijdpad).
• Projectorganisatie en planning.
• Onderbouwing dat de activiteiten vallen onder beheer, monitoring, evaluatie of dynamisering van de LOS.
• Concrete, meetbare resultaten en risicofactoren met beheersmaatregelen.
• Hoe je zorgt voor marktconforme inkoop en een controleerbare projectadministratie.
• Hoe je zichtbaar maakt dat je Europese steun hebt ontvangen (kennisverspreiding en publiciteit).
• Een aantal verplichte verklaringen die je aanvinkt: geen openstaand Europees terugvorderingsbevel, geen dubbele aanvraag voor dezelfde activiteit in dezelfde periode, en nog niet gestart met de activiteit vóór indiening van de aanvraag.

Stap 3: Begroting opstellen

Je levert een begroting van de kosten inclusief toelichting aan, met een uitsplitsing per werkpakket en onderbouwing van bedragen (bijvoorbeeld op basis van offertes, aantal uren maal uurtarief, of specificatie van investeringen).

Stap 4: Eventuele samenwerkingsovereenkomst

Als de aanvraag namens een samenwerkingsverband wordt ingediend (dus niet rechtstreeks door de LAG zelf maar door een aangewezen partij die met anderen samenwerkt), is een samenwerkingsovereenkomst volgens het verplichte GLB 23-27 format nodig. Hierin staan onder meer de rechtsvorm van elke partner, de taakverdeling, de aangewezen penvoerder en de verdeling van baten en lasten. Dit document moet door alle deelnemende partners (penvoerder en overige projectpartners) worden ondertekend; een digitale handtekening is niet voldoende, alleen een geprint en ondertekend exemplaar is rechtsgeldig.

Stap 5: Aanvraag indienen via het GLB-webportal

De aanvraag wordt ingediend bij Gedeputeerde Staten via het SNN, via het GLB-webportal (www.glb-webportal.nl). Je hebt hiervoor eHerkenning nodig. Alle bovengenoemde documenten (projectplan, begroting, eventueel de samenwerkingsovereenkomst) worden als bijlage meegestuurd.

Verplichte documenten samengevat

• Projectplan conform SNN-format, opgesteld en ondertekend door de aanvrager/penvoerder.
• Begroting van de kosten inclusief toelichting, opgesteld door de aanvrager.
• Samenwerkingsovereenkomst (indien van toepassing), ondertekend door de penvoerder én alle overige projectpartners, op papier.
• Optioneel, indien relevant voor de aanvrager: aanbestedingsbeleid en/of volmachtsverklaring.

Beoordeling

Je aanvraag wordt beoordeeld door de adviescommissie en het SNN. Er wordt gestreefd naar een besluit binnen 22 weken na de uiterste indieningsdatum van de openstelling. Over het besluit ontvang je bericht per e-mail. Toekenning verloopt op volgorde van binnenkomst van aanvragen binnen het beschikbare budget per LEADER-gebied, niet op basis van een inhoudelijke rangschikking.

Verleningsbeschikking

Bij een positief besluit ontvang je een verleningsbeschikking met het maximale subsidiebedrag en de uiterste datum waarop het project afgerond moet zijn (uiterlijk 31 december 2028).

Voorschot

Zodra de subsidie is toegekend, ontvang je automatisch een voorschot van 25% van het toegekende subsidiebedrag, zodat je direct kunt starten.

Deelbetalingen tijdens de looptijd

Tijdens de uitvoering kun je betaalverzoeken indienen voor gemaakte en betaalde kosten:

• Maximaal 2 keer per kalenderjaar.
• Per verzoek minimaal 25% of minimaal € 50.000 van de verleende subsidie.
• Voorschot en deelbetalingen samen blijven onder de 90% van het verleende subsidiebedrag; de laatste 10% (of meer) volgt pas bij vaststelling.

Jaarlijkse rapportageverplichting

Gedurende de projectperiode moet je jaarlijks rapporteren over de voortgang van het project.

Vaststelling

In de verleningsbeschikking staat op welk moment je een verzoek tot vaststelling moet indienen; ben je eerder klaar, dan kun je dit verzoek direct indienen. Uiterlijk moet dit gebeuren vóór 1 april 2029. Bij een compleet vaststellingsverzoek streeft men naar een besluit binnen 13 weken.

Voor de vaststelling lever je in elk geval aan:

• Een eindverslag van het project.
• Een facturen- en urenoverzicht (uit het GLB-webportal).
• Een kopie van facturen en betaalbewijzen.
• Urenregistratieformulieren en een kopie van de loonstrook (indien van toepassing, bijvoorbeeld bij loonkosten of eigen arbeid).

Het verzoek tot vaststelling dien je in via het GLB-webportal (met eHerkenning), waarna je SNN via plattelandsontwikkeling@snn.nl een seintje geeft dat het verzoek klaarstaat.

Controle

Bij de afrekening voert SNN een wettelijke administratieve toets uit op alle projecten. Daarnaast worden steekproefsgewijs resultaten van projecten "in het veld" gecontroleerd. De LAG van het betreffende gebied heeft een actieve rol in het monitoren van de voortgang van projecten in relatie tot de LOS-doelen, en agendeert dit minimaal jaarlijks.

Meldingsplicht

Zodra aannemelijk is dat de activiteiten niet, niet tijdig of niet geheel worden uitgevoerd, of dat niet aan de subsidieverplichtingen kan worden voldaan, moet dit schriftelijk worden gemeld. Bij een samenwerkingsverband ligt deze meldingsplicht bij de penvoerder, die dit ook moet melden bij surseance, faillissement of een schuldsaneringsverzoek van hemzelf of een van de andere deelnemers.