Begrotingssubsidie en incidentele subsidie

Je vraagt beide subsidies aan via het digitale formulier in het e-loket van de gemeente. Past uw aanvraag bij een bestaande subsidieregeling, dan moet u die regeling gebruiken in plaats van de incidentele subsidie. Bij de aanvraag lever je informatie over uw organisatie, een projectplan en een begroting aan, en (afhankelijk van uw situatie) statuten, jaarrekening, dekkingsplan of egalisatiereserve. Hoeveel u krijgt en waarvoor, staat niet in algemene zin vast: dat hangt af van de begroting (bij begrotingssubsidie) of de beoordeling van uw aanvraag (bij incidentele subsidie).

• Begrotingssubsidie: alleen mogelijk als uw activiteit al in de gemeentebegroting staat en de gemeente vooraf afspraken met uw organisatie heeft gemaakt. Staat uw activiteit niet in de begroting, dan valt u hier automatisch af.
• Incidentele subsidie: alleen mogelijk als uw activiteit bijzonder of onverwacht is (dus niet vooraf bekend), én als er geen bestaande subsidieregeling is die beter past. Past uw aanvraag bij een van de andere gemeentelijke subsidieregelingen, dan moet u die regeling gebruiken en valt u af voor de incidentele subsidie.

Daarnaast geldt voor beide vormen dat u de aanvraag op tijd moet indienen:

• Gaat uw aanvraag over een heel kalenderjaar (1 januari tot en met 31 december)? Dan moet uw aanvraag uiterlijk 30 september van het jaar daarvoor binnen zijn.
• In alle andere gevallen moet uw aanvraag uiterlijk 8 weken vóór de start van de activiteit binnen zijn.

Dient u te laat in, dan loopt u het risico dat de aanvraag niet meer op tijd behandeld kan worden voor de startdatum van uw activiteit. Verder moet uw aanvraag compleet zijn: ontbreken er documenten (zoals begroting of activiteitenplan), dan krijgt u de kans om dit binnen een afgesproken termijn aan te vullen, maar wordt uw aanvraag pas in behandeling genomen als alles compleet is.

Voor begrotingssubsidie geldt dat in de gemeentebegroting is vastgelegd wie subsidie kan aanvragen, waarvoor de subsidie is en hoeveel geld er in totaal beschikbaar is.

Wat u wel weet: is uw aanvraag goedgekeurd, dan staat het toegekende bedrag in de beslissingsbrief. Meestal maakt de gemeente dit bedrag, of een voorschot daarop, binnen 15 werkdagen over.

Stappen en benodigde documenten:

• Voortraject bij incidentele subsidie: check eerst op de overzichtspagina met subsidies of uw aanvraag bij een bestaande regeling past. Is dat zo, dan vraagt u aan via die regeling in plaats van de incidentele subsidie.
• Aanvraag indienen met:
• Informatie over de organisatie waarvoor u aanvraagt.
• Uw eigen persoonsgegevens (als contactpersoon).
• Bent u rechtspersoon en vraagt u voor het eerst subsidie aan: een kopie van de oprichtingsakte of statuten, en het jaarverslag, de jaarrekening of de balans van het voorgaande jaar.
• Vraagt u per boekjaar (niet per kalenderjaar) aan: de stand van de egalisatiereserve op moment van aanvraag.
• Een projectplan: wat u gaat doen, waar en wanneer, doelgroep, doelen, verwachte resultaten en onderbouwing waarom de activiteit goed is voor de gemeente en inwoners.
• Heeft u voor dezelfde activiteit al elders subsidie of vergoeding aangevraagd: een dekkingsplan met alle inkomstenbronnen (subsidies, eigen inkomsten, donaties, leningen) en de status van andere aanvragen.
• Een begroting met elke uitgave en inkomstenbron los genoteerd; een totaalbedrag alleen is niet genoeg.
• Deadline: uiterlijk 30 september van het jaar ervoor (heel kalenderjaar) of uiterlijk 8 weken voor de start van de activiteit (overige gevallen).

De gemeente controleert eerst of uw aanvraag compleet is, inclusief begroting en activiteitenplan. Ontbreekt er iets, dan krijgt u een bericht en mag u dit binnen een afgesproken termijn aanvullen. Is alles compleet, dan wordt de aanvraag officieel in behandeling genomen en beoordeeld op de regels en het beschikbare budget.

Beslistermijnen:

• Begrotingssubsidie: uiterlijk 31 december van het jaar van aanvraag ontvangt u een beslissingsbrief.
• Incidentele subsidie: uiterlijk binnen 8 weken ontvangt u een beslissingsbrief.

Is uw aanvraag goedgekeurd, dan staat in de brief welk bedrag u krijgt. Meestal maakt de gemeente het bedrag, of een voorschot daarop, binnen 15 werkdagen over.