Subsidie Diversiteit en Inclusie

De subsidie is er voor drie soorten aanvragers: personen, rechtspersonen (zoals verenigingen en stichtingen) en samenwerkingsverbanden. Bij een samenwerkingsverband stuurt één persoon de aanvraag in namens de rest.

Je kunt aanvragen voor activiteiten die bijdragen aan een van de drie ambities uit het beleid: het voorkomen van discriminatie, het samenbrengen van mensen met verschillende achtergronden, of het creëren van een veilige, open omgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn (inclusief de lhbtiq+ gemeenschap). Denk aan dialoogsessies, weerbaarheidstrainingen, herdenkingen en vieringen.

Hoeveel je krijgt, hangt af van je begroting: je moet altijd een deel van de activiteit zelf betalen, met eigen geld of geld van een andere financier. Het dossier noemt geen vast subsidiepercentage of maximumbedrag.

Aanvragen doe je online via het subsidieloket van de gemeente Alkmaar, met DigiD (inwoners) of eHerkenning (ondernemers). Bij de aanvraag lever je onder andere een ingevuld projectplan en een begroting aan. De deadline verschilt per type activiteit: 13 weken vooraf voor een jaarlijkse activiteit, tussen 1 juni en 31 augustus voor een kalenderjaar of meerjarige subsidie, en 6 weken vooraf voor een eenmalige activiteit. Te laat indienen betekent dat de aanvraag niet in behandeling wordt genomen.

• Je bent een persoon, rechtspersoon of samenwerkingsverband. Rechtspersonen zijn bijvoorbeeld verenigingen en stichtingen. Bij een samenwerkingsverband dient één persoon de aanvraag in voor de hele groep.
• De activiteit past bij het beleidsplan voor diversiteit en inclusie van de gemeente Alkmaar. Gaat het om het Regenboogprogramma, dan moet de activiteit ook passen bij de bijbehorende regels van dat programma.
• De activiteit is voor inwoners van de gemeente Alkmaar. Activiteiten die niet gericht zijn op Alkmaarse inwoners vallen af.
• De activiteit vindt plaats in de gemeente Alkmaar. Activiteiten buiten de gemeente komen niet in aanmerking.
• Je betaalt een deel van de activiteit zelf. Dit kan met eigen geld of met geld uit een andere bron (bijvoorbeeld een ander fonds). Een aanvraag waarbij de gemeente alle kosten zou dekken, voldoet niet aan deze eis.

Verder geldt dat je aanvraag op tijd binnen moet zijn. Het dossier onderscheidt drie termijnen:

• Voor een activiteit die een heel jaar doorloopt: uiterlijk 13 weken voordat de activiteit begint.
• Voor subsidie voor een kalenderjaar of een meerjarige subsidie: tussen 1 juni en 31 augustus vóór het jaar waarvoor je aanvraagt.
• Voor een eenmalige activiteit: uiterlijk 6 weken voordat de activiteit begint.

Wie zijn aanvraag te laat indient, valt af: het loket neemt te laat ingediende aanvragen niet in behandeling. Er wordt in het dossier geen uitzondering hierop genoemd.

Voor de inhoudelijke aansluiting geldt dat je activiteit moet bijdragen aan minstens één van de drie ambities uit het beleid: het tegengaan van discriminatie (ambitie 1), het samenbrengen van mensen met verschillende achtergronden via contact, gesprek en samenwerking (ambitie 2), of het bijdragen aan een veilige en open omgeving waarin iedereen zichzelf kan zijn, inclusief de lhbtiq+ gemeenschap (ambitie 3).

Het dossier noemt geen aparte uitsluitingen voor bepaalde rechtsvormen, sectoren of eerdere subsidieontvangst, en ook geen minimum- of maximumleeftijd van de aanvrager. Wel moet je bij de aanvraag altijd melden of je voor dezelfde activiteit elders al subsidies of vergoedingen hebt aangevraagd, inclusief de status daarvan. Vraag je meer dan € 10.000 aan, dan moet je ook je laatst opgestelde balans meesturen, ter bepaling van je algemene reserve. Dit is geen knock-outeis op zichzelf, maar wel een verplicht onderdeel van een compleet dossier bij dat bedrag.

Eigen bijdrage is verplicht. Een harde voorwaarde is dat je een deel van de activiteit altijd zelf betaalt, met eigen geld of met geld uit een andere bron (bijvoorbeeld een ander fonds of subsidie). De subsidie van de gemeente dekt dus niet de volledige kosten van je activiteit. Het dossier noemt geen percentage voor deze eigen bijdrage; het stelt alleen dat die er moet zijn.

Begroting als basis. Bij je aanvraag lever je een begroting aan met een overzicht en uitleg van de verwachte kosten én de verwachte inkomsten. Dit is dus de plek waar jij zelf per kostenpost aangeeft wat je nodig hebt. Het projectplan-format geeft een voorbeeld van hoe zo'n toelichting eruit kan zien: daarin worden onder meer genoemd:

• Organisatiekosten (bijvoorbeeld wanneer je de uitvoering van de activiteit uit handen geeft aan een externe partij);
• Kosten voor inhoudelijke experts of begeleiders (in het voorbeeld: een social designer of dialoogorganisatoren);
• Locatiekosten (het voorbeeld noemt dat een centrale, goed bereikbare locatie duurder kan zijn dan een wijkcentrum, maar wel de kans op meer bezoekers vergroot);
• Kosten voor workshops of activiteiten die het bereik vergroten (zoals schminken), ook als deze niet direct bijdragen aan het hoofddoel;
• Techniekkosten, bijvoorbeeld om een locatie toegankelijker te maken;
• Een vrijwilligersvergoeding voor mensen die op de dag zelf helpen.

Dit zijn voorbeelden uit het format, geen limitatieve of verplichte lijst met tarieven. Het dossier benoemt uitdrukkelijk dat de gemeente wil begrijpen hoe je begroting is opgebouwd en waarom bepaalde kosten wel of niet gemaakt worden, zeker als bepaalde posten hoog zijn. Je moet dus per kostenpost een eigen toelichting geven, vooral bij afwijkende of hoge bedragen.

Elders aangevraagde subsidies. Je bent verplicht te vermelden welke subsidies of vergoedingen je voor deze activiteit elders al hebt aangevraagd, met de status van die aanvragen. Dit is relevant omdat het meetelt in de beoordeling van de begroting en de dekking van de kosten.

BTW. Het Regenboogmeerjarenplan vermeldt dat de gemeente haar eigen middelen omzet in subsidie en dat dit bij de afrekening inzichtelijk wordt gemaakt. Het dossier werkt dit niet verder uit in tarieven of percentages voor jouw aanvraag; het gaat hier primair om de eigen boekhouding van de gemeente bij het Regenboogprogramma.

Wat niet subsidiabel is. Het dossier noemt geen expliciete lijst van uitgesloten kostensoorten. Wel volgt uit de eis dat de activiteit moet aansluiten bij het beleidsplan diversiteit en inclusie (en bij het Regenboogprogramma indien relevant) dat kosten voor activiteiten die niet aan deze doelen bijdragen, niet in de begroting horen. Ook geldt dat de activiteit voor inwoners van en in de gemeente Alkmaar moet zijn; kosten voor activiteiten buiten deze scope vallen dus buiten de regeling.

Omdat het dossier geen vaste tarieven, uurprijzen of maximumbedragen per kostensoort geeft, kun je dit het beste per post onderbouwen in je eigen begroting en toelichting, en aansluiten bij wat vergelijkbare voorbeeldposten in het format laten zien.

Wel is er één harde financiële voorwaarde: je betaalt altijd een deel van de activiteit zelf, met eigen geld of geld uit een andere bron. De subsidie is dus nooit 100% van de kosten. Hoeveel dat "deel" precies moet zijn, staat niet in het dossier.

Er is één drempelwaarde die van invloed is op wat je moet aanleveren, niet op het bedrag zelf: vraag je meer dan € 10.000 aan, dan moet je ook je laatst opgestelde balans meesturen, voor het bepalen van je algemene reserve. Dit suggereert dat de gemeente bij hogere aanvragen ook naar je financiële reserves kijkt, maar het dossier specificeert niet hoe dit de hoogte van het toegekende bedrag beïnvloedt.

Voor het Regenboogprogramma specifiek geeft het Regenboogmeerjarenplan wel de totale jaarlijkse gemeentelijke inzet: de gemeente draagt structureel € 32.000 per jaar bij (2023 tot en met 2026) en het Ministerie van OCW draagt daarnaast structureel € 22.000 per jaar bij. Dit zijn de totale programmamiddelen voor het hele Regenboogmeerjarenplan, niet een bedrag dat gegarandeerd is voor een individuele aanvraag. Hoeveel daarvan naar losse subsidieaanvragen gaat en hoeveel naar andere onderdelen van het programma, staat niet in het dossier.

Kortom: het bedrag dat je krijgt, wordt per aanvraag bepaald op basis van je begroting en je eigen bijdrage, binnen de kaders van het beleid. Er is geen vast tarief per activiteit, deelnemer of uur genoemd. Het loket noemt hierover geen concreet percentage of staffel.

Stap 1: Bepaal welk type aanvraag je doet en let op de deadline

Er zijn drie routes, elk met een eigen termijn:

• Jaarlijkse activiteit (loopt het hele jaar door): dien uiterlijk 13 weken voor de start van de activiteit in.
• Kalenderjaar of meerjarige subsidie: dien in tussen 1 juni en 31 augustus, vóór het jaar waarvoor je aanvraagt.
• Eenmalige activiteit: dien uiterlijk 6 weken voor de start van de activiteit in.

Te laat ingediende aanvragen worden niet in behandeling genomen. Er is geen uitzondering hierop vermeld.

Stap 2: Verzamel de verplichte onderdelen

Je aanvraag bestaat uit:

• Naam en adres van de aanvrager;
• KvK-nummer;
• IBAN (rekeningnummer);
• Inloggegevens via eHerkenning of DigiD, afhankelijk van je aanvraagtype;
• Het tijdvak waarvoor je aanvraagt;
• Het ingevulde Format Projectplan Diversiteit en Inclusie. Dit is een verplicht sjabloon met vaste onderdelen: aanleiding en motivatie, doelstelling en resultaten, doelgroep, inhoud en uitvoering, PR en communicatie, planning en looptijd, samenwerking en partners, en een toelichting op de begroting. Je vult dit zelf in als aanvrager (of als vertegenwoordiger van het samenwerkingsverband);
• Een begroting: een overzicht en uitleg van de verwachte kosten en verwachte inkomsten, door jou opgesteld;
• Een vermelding van elders aangevraagde subsidies en vergoedingen, met de status van die aanvragen;
• De hoogte van het gevraagde subsidiebedrag;
• Een laatst opgestelde balans, maar alleen als het aangevraagde bedrag hoger is dan € 10.000. Deze dient om je algemene reserve te kunnen bepalen;
• De datum van de aanvraag.

Het dossier vermeldt niet expliciet wie deze documenten moet ondertekenen (bijvoorbeeld een bestuurder namens een stichting), dus daarover kan hier geen uitspraak worden gedaan.

Stap 3: Kies het juiste online formulier

Op de productpagina staan gescheiden aanvraagroutes:

• Voor een subsidie voor een kalenderjaar: aparte knoppen "Aanvragen" voor inwoners (via DigiD) en voor ondernemers (via eHerkenning).
• Voor een eenmalige subsidie: eveneens aparte knoppen "Aanvragen" voor inwoners (via DigiD) en voor ondernemers (via eHerkenning).

Zorg dat je de juiste knop gebruikt die past bij je aanvraagtype én je rechtsvorm.

Stap 4: Verstuur de aanvraag

Na het invullen van het formulier en het uploaden van het projectplan en de begroting (en eventueel de balans) verstuur je de aanvraag digitaal via het loket.

Vragen tijdens het proces

Voor vragen kun je mailen naar subsidiebureau@alkmaar.nl of bellen naar 14 072, op werkdagen tussen 8.30 en 17.00 uur.

Het dossier beschrijft geen apart voortraject, intakegesprek of verplichte vooraankondiging vóór de eigenlijke aanvraag; de hierboven genoemde documenten en termijnen vormen het volledige aanvraagproces zoals dat in het dossier staat.